Tanpa manajemen waktu yang baik, seseorang bisa tertinggal, melupakan tugas, bahkan melakukan kesalahan fatal. Terkadang, seseorang bisa memiliki segudang kegiatan sehingga ada beberapa hal yang akan tertinggal atau terlupakan. Namun, hal tersebut bisa dihindari dengan manajemen waktu yang baik. Manajemen waktu tentunya sudah populer untuk kalangan pegawai bahkan untuk pelajar, tanpa hal tersebut, mereka tidak akan bisa keep up dengan rutinitas sehari-hari. Namun, adakalanya sistem manajemen waktu yang mereka terapkan justru tidak membuahkan manfaat, tetapi malah merugikan.  

Definisi Manajemen Waktu

Pengelolaan waktu adalah perencanaan banyak waktu yang akan digunakan untuk menjalani aktivitas. Waktu adalah sumber daya yang terbatas, hanya 24 jam dalam satu harinya, maka harus dikelola semaksimal mungkin. Seorang pegawai harus bekerja 8 jam setiap harinya, dan masih harus mengerjakan hal lainnya seperti mengikuti hobi di luar jam kerja, bersosialisasi, mengembangkan kemampuan, dan lainnya. Oleh sebab itu, pengelolaan waktu yang baik sangat penting untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut secara efektif dan efisien. Manajemen atau pengelolaan waktu yang baik memerlukan fokus utama dalam masing-masing tugas.  

Kesalahan dalam Pengelolaan Waktu

Dalam mengatur waktu, terdapat beberapa kesalahan yang kerap dilakukan tanpa sadar. Kesalahan tersebut dapat berdampak pada pengaturan waktu yang menjadi kacau. Di bawah ini adalah 10 kesalahan yang kerap terjadi saat melakukan manajemen waktu.

1. Tidak memiliki daftar / to-do list

   Seseorang dapat merasakan kewalahan ketika memiliki banyak aktivitas. Oleh sebab itu, sebuah pedoman atau daftar untuk mengingatkan tugas penting diperlukan.

   Kesalahan seperti melupakan salah satu tugas, kebingungan akan tugas mana yang harus diprioritaskan, adalah beberapa hal yang akan membuang waktu. Dengan menggunakan to-do list sebagai bentuk perencanaan dan pengumpulan daftar tugas yang perlu diselesaikan, hal tersebut dapat membantu organisasi dan struktur manajemen waktu.
2. Tidak menetapkan personal goal

   Kesalahan berikutnya adalah tidak adanya penetapan tujuan atau goal yang harus dicapai.

   Tidak adanya tujuan akhir dapat menurunkan semangat dan motivasi yang akan berdampak pada kinerja yang kurang maksimal serta pengorbanan waktu untuk hal yang sia-sia. Goal jangka pendek dan panjang adalah hal yang penting dalam manajemen waktu, gunanya adalah untuk memotivasi kegiatan sehari-hari dalam mengejar tujuan tersebut untuk kemudian diwujudkan menjadi kenyataan.
3. Tidak punya prioritas Prioritas penting untuk setiap pekerjaan, tidak terkecuali untuk pengaturan waktu.Tanpa adanya keputusan dalam memprioritaskan pekerjaan akan menyebabkan beban pekerjaan yang menumpuk karena kerap meninggalkan satu tugas penting untuk menyelesaikan tugas kecil yang mudah.Hindari hal ini dan tetap fokus pada satu hal utama. Ketika selesai, barulah berpindah ke tugas berikutnya. 
4. Gagal fokus

   Dalam pekerjaan, fokus berperan penting untuk manajemen waktu dan penyelesaian tugas.

   Gagal fokus dapat timbul dengan berbagai gangguan internal maupun eksternal. Seperti chatting, telepon, sosial media dan lainnya yang dapat memecah fokus. Untuk fokus yang tinggi, sebaiknya saat bekerja menghindari komunikasi yang berlebihan dengan mematikan notifikasi handphone atau memasang status ‘Sibuk’. Selain itu, berusahalah membuang pikiran-pikiran yang dapat menghambat pekerjaan sehingga dapat memberikan lingkungan positif yang dapat meningkatkan fokus.
5. Menunda-nunda pekerjaan

   Proscrastination merupakan sebuah istilah psikologis yang dikaitkan dengan kebiasaan menunda pekerjaan ataupun tanggung jawab.

   Hal ini cenderung dilakukan ketika seseorang jenuh atau tidak ingin menyelesaikan tugasnya.

   Menunda pekerjaan dapat menyebabkan hilangnya motivasi serta rasa malas untuk mengerjakan tugas sehingga berdampak pada penghambatan proses kerja anggota tim lain.

   Untuk mengatasi procrastination yang dapat menghambat pengaturan waktu, seorang pegawai dapat melakukan pekerjaan secara bertahap. Selain itu, tugas juga dapat dimulai dengan hal kecil terlebih dulu.
6. Terlalu banyak tugas

   Jumlah tugas yang terlalu banyak tidak akan memberikan keuntungan kepada pelakunya, justru menghambat implementasi manajemen waktu.

   Waktu yang terbatas di setiap harinya tidak hanya digunakan untuk bekerja, tetapi juga untuk istirahat dan berkumpul dengan keluarga. Apabila Anda adalah tipe orang yang sulit menolak permintaan atau seorang pemimpin yang micro-managing, Anda harus mengevaluasi kembali sikap-sikap tersebut untuk manajemen waktu yang lebih efisien. Anda harus mampu tegas kepada diri sendiri dengan tidak terlalu menerima banyak komitmen dan pekerjaan agar tetap fokus untuk melakukan pekerjaan dengan prioritas yang benar.
7. Gemar memiliki kesibukan

   Istilah “kecanduan sibuk” tidak menentukan efektivitas pekerjaan, sebaliknya, sering kali berujung kepada stress.

   Pemberlakuan manajemen waktu yang kurang maksimal di antara kehidupan pribadi dan pekerjaan sehingga pada akhirnya tidak memiliki waktu luang untuk beristirahat merupakan kegiatan yang tidak produktif.

8. Multitasking

   Anggapan bahwa mengerjakan banyak tugas secara sekaligus atau multitasking akan selesai lebih cepat dalam manajemen waktu adalah asumsi yang salah.

   Sebuah riset media menyatakan bahwa multitasking akan membuang waktu 20%-40% lebih banyak. Hal ini karena dalam satu waktu otak manusia hanya mampu fokus pada satu pekerjaan saja.

   Apabila mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan, seseorang akan lebih mudah lelah dan berujung kepada kehilangan fokus pada semua tugas secara merata.

   Ketika fokus sudah hilang, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas akan lebih lama lagi. Oleh karena itu, tugas lebih baik dikerjakan secara satu persatu juga untuk menghindari kesalahan.
9. Tidak istirahat

   Bekerja secara non-stop dalam waktu 8-10 jam penuh memang terlihat efisien dalam manajemen waktu serta menyelesaikan tugas lebih cepat.

   Namun, hal tersebut tidak mungkin tercapai karena fokus seseorang akan berkurang ketika kekurangan istirahat. Untuk hasil pekerjaan yang lebih efisien, waktu istirahat adalah hal yang penting untuk rehat sejenak dan menjernihkan pikiran sehingga fokus kembali dalam tingkat penuh untuk manajemen waktu yang tepat.
10. Penjadwalan tugas yang tidak efektifKetika waktu yang dimiliki seseorang tidak cukup dalam mengerjakan tugas, maka ada kesalahan dalam penerapan manajemen waktu.Apabila hal tersebut terjadi, penyusunan jadwal pekerjaan harus disesuaikan dengan ritme yang paling cocok dengan energi dan produktivitas individu sehingga dapat memanfaatkan waktu dengan baik.

  Apabila Anda memiliki beberapa kebiasaan di atas, itu artinya manajemen waktu Anda perlu dievaluasi kembali untuk mencapai produktivitas kinerja yang maksimal. Hindari 10 kesalahan dalam manajemen waktu tersebut untuk penyelesaian tugas yang lebih efisien. Untuk mendukung manajemen waktu dalam menjalani kegiatan bisnis Anda yang efisien dan efektif, Pegaw.ai menawarkan solusi administrasi kepegawaian agar lebih simpel tetapi tetap komprehensif. Kunjungi website Pegaw.ai untuk info lebih lanjut tentang solusi payroll, absensi, cuti & lembur pegawai hingga urusan administrasi kepegawaian lainnya.