Ketika membicarakan struktur organisasi, suatu perusahaan yang menjalankan kegiatan bisnis juga harus sambil memperhatikan keamanan datanya. Saat ini, sebagian besar perusahaan memiliki sederet informasi penting yang digunakan dalam menjalankan kegiatan operasinya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan media yang mampu menggunakan sistem akses dan pengendalian informasi secara akurat dan cepat.  

Struktur Organisasi & Keamanan Data

Struktur organisasi umumya dijalankan dalam skala perusahaan besar yang memiliki banyak sumber daya manusia. Karena hal tersebut, tentunya perusahaan bertanggung jawab atas banyak data dan informasi yang bersifat sensitif seperti informasi pribadi pegawai, informasi kesehatan & asuransi, hingga latar belakangnya. Keamanan data sangat penting untuk dijaga dalam suatu kegiatan bisnis yang beroperasi.  

Apa yang dimaksud sistem keamanan data?

Keamanan data atau disebut juga dengan data security adalah sebuah prosedur yang digunakan untuk melindungi data dari percobaan modifikasi, transfer, perusakan atau penyebaran baik secara disengaja maupun tidak.

Prosedur perlindungan data tersebut didukung dengan teknologi dan/ataupun regulasi. Sementara itu, dilansir dari Kominfo, data security atau keamanan data adalah praktik perlindungan informasi digital dari akses yang tidak sah, korupsi atau pencurian yang dapat terjadi di seluruh siklus perlindungan. Dari beberapa pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem keamanan data adalah sebuah tindakan preventif yang dilakukan suatu perusahaan dalam mengamankan data dari pihak-pihak yang akan menimbulkan kerugian.  

Jenis-jenis Prosedur Pengamanan Data

• Enkripsi 

Jenis pengamanan data di dalam struktur organisasi bernama enkripsi, atau disebut juga sebagai kode atau Chiper merupakan sebuah proses perubahan atau pengkonversian sebuah kode dari yang aslinya mudah dimengerti menjadi tidak terdeteksi. Hal tersebut mampu dilakukan karena jenis pengamanan data enkripsi menggunakan algoritma yang dapat mengacak data. Dalam hal ini, pesan yang berada di dalam file yang terenkripsi dapat disebut sebagai plain text, sedangkan pesan yang sudah terenkripsi disebut sebagai “Chipertext”.  

• Firewall 

Jenis pengamanan data di dalam struktur organisasi bernama firewall adalah sebuah prosedur perlindungan data yang memproteksi dari kerugian berbentuk virus, malware, dan serangan lainnya yang dapat memonitor dan mengendalikan akses keluar masuk suatu organisasi. Apabila terjadi kejanggalan seperti adanya pihak yang tidak berkepentingan mencoba untuk mengakses informasi, maka percobaan tersebut akan segera diblokir oleh firewall.  

• Kriptografi 

Mengutip Geeksforgeeks, Kriptografi adalah sebuah sistem keamanan data berbentuk kode yang digunakan dalam struktur organisasi untuk melindungi informasi dan saluran komunikasi. Kode-kode tersebut digunakan agar informasi penting hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Caranya adalah dengan mengkonversi algoritma yang tidak dapat dibaca menjadi sesuatu yang mampu dibaca. Kriptografi tidak hanya dapat melindungi data dari kejahatan cyber seperti pencurian dan pengubahan, tetapi juga dapat diimplementasikan untuk mengidentifikasi pengguna.  

• Secure Socket Layer (SSL)

Sistem keamanan data Secure Socket Layer atau SSL adalah suatu lapisan keamanan yang digunakan untuk melindungi informasi sensitif seperti nomor kartu kredit atau kendali identifikasi. SSL mengantisipasi percobaan akses ilegal dari pihak yang tidak berkepentingan terhadap informasi penting tersebut. SSL digunakan di dalam website untuk pengamanan pertukaran data yang terjadi melalui jaringan internet sehingga proses transfer data di dalam website menjadi lebih aman dan terenkripsi.   

• Pretty Good Privacy 

Sistem keamanan data Pretty Good Privacy atau PGP adalah suatu metode program enkripsi yang menggunakan Private Public Key. Penggunaan ini bertujuan untuk melindungi informasi yang memiliki tingkat keamanan bersifat rahasia. Sistem keamanan data PGP menggunakan dua kunci, yaitu Public key yang digunakan oleh pengirim untuk proses enkripsi. Sementara itu, Private key digunakan oleh penerima untuk proses dekripsi. Kedua kunci tersebut digunakan untuk melindungi keamanan email dengan hanya pihak-pihak tertentu yang dapat membaca file-file enkripsi.  

• The Advanced Encryption Standard (AES)

AES atau The Advanced Encryption Standard adalah sebuah sistem penyandian blok (block cipher) yang telah diimplementasikan ke berbagai software dan hardware di seluruh dunia. AES melakukan penjaminan keamanan data dengan menerapkan ekspansi proses penyandian. Ekspansi atau perluasan proses penyandian tersebut adalah suatu tindakan yang memunculkan sesi sandi lainnya, yang disebut round keys. Sandi-sandi tersebut diciptakan dengan modifikasi berulang, sehingga keamanannya akan sulit ditembus dengan percobaan hacking.    

Fungsi Sistem Keamanan Data dalam Penerapan Struktur Organisasi

Dalam penerapan struktur organisasi untuk kegiatan operasional, perusahaan memerlukan informasi-informasi penting. Informasi tersebut penting didukung dengan sistem keamanan data yang mumpuni.  

• Melindungi Data Pegawai

Salah satu bagian informasi penting adalah informasi pribadi pegawai suatu perusahaan; nomor rekening, nomor KTP, ijazah, anggota keluarga, hingga Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Pegawai harus menyertakan data-data diri yang penting secara lengkap sebagai syarat bergabung di dalam suatu organisasi. Setelah bergabung, data tersebut dipercayakan kepada perusahaan untuk tetap bersifat konfidensial, yang hanya diketahui pihak pegawai dan pemberi kerja. Oleh karena itu, sistem keamanan data sangat dibutuhkan di tengah penerapan struktur organisasi perusahaan.  

• Mendukung Produktivitas Struktur Organisasi

Tanpa dibayangi kekhawatiran akan tingkat keamanan yang melindungi data sensitif, suatu organisasi akan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan hal yang produktif. Teknologi dapat mendukung kegiatan bisnis berupa sistem keamanan data yang dapat mengambil alih tugas sumber daya manusia dan memberikan perlindungan data sensitif secara bersamaan.  

• Menjaga Reputasi Organisasi

Sistem keamanan data di tengah struktur organisasi penting untuk dipenuhi, karena hal tersebut juga terkait dengan penjagaan reputasi perusahaan. Apabila perusahaan mengabaikan sistem keamanan yang berguna untuk melindungi data sensitif anggota organisasinya, maka kecenderungan terjadinya kerugian seperti pembobolan data akan sangat besar. Hal tersebut juga akan memberikan dampak yang buruk terhadap reputasi perusahaan, sehingga menimbulkan ketidakpercayaan dari sisi pegawai dan sumber daya manusia lainnya.  

• Memberikan Dukungan Kegiatan Human Resource (HR)

Divisi Human Resource (HR) merupakan salah satu elemen penting di dalam struktur organisasi sebuah perusahaan. HR berperan dalam menjaga informasi sensitif yang mendukung struktur organisasi bergerak sesuai yang ditetapkan regulasi. Oleh karena itu, divisi ini membutuhkan sistem keamanan data yang kompeten. Keamanan data yang terjaga secara maksimal akan membantu pekerjaan rutin HR seperti penghitungan data kehadiran, gaji, distribusi slip gaji, hingga mengkonfirmasi hari cuti setiap pegawai.   Sebagai aplikasi penyediaan solusi administrasi kepegawaian, Pegaw.ai memahami akan pentingnya sistem keamanan data. Pegaw.ai memenuhi aspek ini dengan menggunakan teknologi keamanan AES 256 terkini yang digunakan oleh organisasi penting lainnya. AES 256 membantu mengenkripsi data-data sensitif dan terbukti sebagai salah satu standar keamanan TI terbaik saat ini.  Untuk info lebih lanjut, kunjungi website Pegaw.ai atau klik banner di bawah ini untuk mengambil kesempatan coba gratis Pegaw.ai selama 45 hari.