Pengelolaan cuti dan lembur via excel masih dipertahankan oleh beberapa perusahaan tertentu karena dianggap lebih hemat dan mudah dikelola.

Namun seiring berkembangnya perusahaan menjadi hal yang menyeramkan bagi praktisi HR untuk memperbarui semua data secara berkala di setiap lembar file Excel.

Beban administrasi terkait pencatatan cuti sakit, persetujuan cuti tahunan, penelusuran saldo cuti, dan form perhitungan lembur pegawai menjadi hal tidak terkendali.

Selain itu, penanganan secara manual memakan waktu bagi pegawai yang seharusnya dapat disalurkan ke dalam aktivitas atau proyek penting lainnya.

Berikut hal-hal yang mempengaruhi inefisiensi pengelolaan cuti & lembur via excel.

Penyebab Inefisiensi Pengelolaan Cuti & Lembur Via Excel

Pengelolaan Via Excel Rentan Adanya Kesalahan Data

Berbagai penelitian selama beberapa tahun terakhir menyatakan bahwa setidaknya 88% dari semua spreadsheet memiliki kesalahan signifikan di dalamnya.

Spreadsheet yang dibuat dengan sangat hati-hati pun memiliki 1% atau lebih kesalahan dari semua sel rumus.

Sebagian besar kesalahan yang ditemukan disebabkan oleh kesalahan manusia.

Manusia sangatlah mudah untuk membuat kesalahan saat memasukkan data secara manual ke dalam file excel.

Pegawai harus menggabungkan dokumen, mengonversi informasi dari beberapa file serta sambil menyalin dan memasukkan data.

Untuk usaha kecil, kesalahan perhitungan hanya memiliki dampak yang kecil tetapi kesalahan ini dapat memiliki dampak buruk untuk perusahaan besar.

Pengelolaan Via Excel Tidak Ada Sumber Informasi Terpusat

Metode manajemen cuti dan lembur tradisional mengharuskan praktisi HR menyimpan sheet Excel secara terpisah untuk liburan, penilaian, kehadiran, jam kerja, dan masih banyak lagi. Masing-masing pegawai juga menyimpan data mereka sendiri untuk memastikan mereka tidak sepenuhnya bergantung pada departemen HR terkait data pengelolaan. Hal ini menyebabkan pelacakan cuti dan lembur memakan waktu banyak. Pegawai harus mengumpulkan data dari banyak sumber di berbagai departemen dan memasukkannya ke dalam spreadsheet. Kemudian pegawai harus meringkas data secara manual dan tetap menyerahkannya kepada kepala departemen. Kepala departemen lalu harus meninjau dan mengirimkan kembali dokumen tersebut. Proses ini membutuhkan waktu dan usaha yang seharusnya dialokasikan pada tugas lain yang lebih penting. Kebingungan berkelanjutan juga terjadi dikarenakan kurangnya data terpusat untuk menjadi rujukan pegawai akibat data yang dapat diakses dibatasi untuk HR dan departemen masing-masing.  

Tidak Ada Informasi Real-Time

Penyimpanan data secara manual di berbagai sheet Excel tidaklah real-time. Manajemen cuti dan lembur memerlukan upaya kolaboratif dan dinamis. Pegawai mengajukan cuti dan atasan perlu menyetujui cuti. Dua proses ini memnculkan dua file excel yang berbeda dimana terdapat data pengajuan cuti dan data persetujuan cuti. Akibatnya, pegawai perlu mencari versi terbaru data dari tumpukan file dan folder. Pegaw.ai memiliki fitur-fitur komprehensif dalam pengelolaan cuti dan lembur. Fitur Kelola Cuti dapat mengotomatiskan seluruh proses pengajuan dan persetujuan cuti pegawai. Pegaw.ai juga hadir dengan fitur yang dapat mengotomatiskan perhitungan lembur masing-masing pegawai dan menghasilkan perhitungan secara cepat dan akurat.