Menggunakan ATS merupakan strategi tepat yang meminimalisir kesalahan selama menjalankan employee referral.

Employee referral menjadi salah satu cara paling efisien untuk mendapatkan pegawai berkualitas dengan mudah.

Kandidat rujukan dapat dipekerjakan secara cepat serta dan bertahan lebih lama di perusahaan.

Tetapi terkadang employee referral tidak membawa dampak yang diinginkan dan menghasilkan sedikit sekali perekrutan berkualitas.

Hal ini dikarenakan terdapat beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan program employee referral.

Mulai dari tidak memberikan reward, kurangnya transparansi, kesulitan mengelola administrasi kandidat, hingga proses referral rumit.

Dengan menggunakan ATS dalam mengelola employee referral, perusahaan mampu mengatasi berbagai faktor penghambat tersebut sehingga menghasilkan rekrutmen yang proaktif.

Penjelasan Menggunakan ATS untuk Mengelola Employee Referral

Pengertian ATS dan Employee Referral

ATS (Applicant Tracking System)

Applicant tracking system adalah perangkat lunak yang membantu tim HR untuk melacak proses rekrutmen.

ATS dilengkapi dengan kemampuan analisis basis data sederhana hingga serangkaian fitur yang memudahkan bisnis dalam mengelola, menyaring, dan menganalisis kandidat.

Mengapa Menggunakan ATS?

Memudahkan Pencarian Kandidat Memenuhi Persyaratan

ATS memiliki algoritma yang menciptakan profil kandidat ideal, mengidentifikasi kompetensi, dan memprediksi faktor keberhasilan rekrutmen.

Tim HR mampu memahami lebih dalam mengenai kandidat dan hanya menggunakan channel tertentu yang sering mereka kunjungi ketika mencari lowongan pekerjaan.

Memberikan Pengalaman Rekrutmen Lebih Baik

ATS memberikan proses rekrutmen lebih modern, terorganisir, dan lebih menarik bagi kandidat.

Kandidat dapat dengan mudah mengakses postingan lowongan pekerjaan, formulir lamaran, dan halaman karir.

Meningkatkan Efisiensi

ATS mengelola dan melacak data kandidat secara teratur serta dapat diakses oleh semua anggota tim HR untuk dilakukan evaluasi.

ATS memungkinkan adanya penetapan standarisasi proses rekrutmen.

Artinya, tim HR memiliki fleksibilitas dalam optimasi siklus rekrutmen, menemukan kandidat terbaik, dan membuat keputusan perekrutan paling tepat.

Meningkatkan Kualitas Perekrutan

ATS secara otomatis mengidentifikasi kandidat paling sesuai dengan kualifikasi dan menyaring kandidat yang tidak.

Memiliki kemampuan penyaringan kandidat lebih baik akan berdampak pada peningkatan kualitas perekrutan.

Employee Referral

Employee referral adalah strategi rekrutmen terstruktur dimana perusahaan mendorong pegawai sekarang melalui reward, untuk merekomendasikan kandidat yang memenuhi kriteria pada lowongan pekerjaan.

Strategi ini memanfaatkan jejaring pekerja berkualitas yang mungkin tidak secara aktif mencari pekerjaan baru tetapi akan mempertimbangkan apabila terdapat kesempatan.

Mengapa Menggunakan Employee Referral?

Menaikkan Kualitas Rekrutmen

Pegawai sekarang memiliki pengalaman langsung dengan budaya, misi, dan visi perusahaan.

Mereka dapat dengan mudah merekomendasikan kandidat paling sesuai terhadap budaya kerja perusahaan.

Kandidat rujukan telah memiliki gambaran mengenai bagaimana cara bekerja yang optimal dan mengetahui ekspektasi perusahaan.

Menaikkan Retensi Pegawai

Kualitas rekrutmen yang semakin membaik juga akan meningkatkan retensi pegawai.

Sangat penting merekrut pekerja berkualitas yang sesuai sehingga mereka dapat nyaman bekerja dan bertahan lebih lama di perusahaan.

Proses Rekrutmen Lebih Cepat

Kandidat rujukan yang telah belajar terkait perusahaan dari pegawai saat ini akan lebih familiar dengan proses perekrutan dan orientasi.

Perusahaan tidak hanya mendapatkan profil dan informasi kontak pegawai dengan cepat, tetapi juga mempersingkat rekrutmen.

Memenuhi Kebutuhan Terhadap Posisi yang Sulit Diisi

Employee referral dapat digunakan untuk mencari tenaga kerja dengan kompetensi tertentu yang sulit ditemukan di industri.

Pegawai saat ini bertindak sebagai sumber informasi yang mengidentifikasi kandidat potensial di jejarang mereka dalam rangka memenuhi kebutuhan tersebut.

Faktor yang Menyebabkan Kegagalan Employee Referral

Tidak Memberikan Reward Kepada Pegawai

Pegawai akan berpartisipasi dalam program employee referral selama mendapatkan reward.

Sebagian besar pegawai saat ini tidak dipekerjakan untuk memberikan rekomendasi kandidat potensial.

Employee referral tanpa pemberian reward hanya akan berjalan efektif pada waktu singkat dikarenakan pegawai tidak termotivasi melakukan sesuatu di luar tanggung jawab pekerjaan mereka sehari-hari.

Kurangnya Transparansi

Pegawai merasa tidak dihargai ketika minimnya informasi apapun setelah mereka berhasil memberikan rekomendasi kandidat.

Hal ini sering terjadi dikarenakan tim HR mencatat hasil rujukan secara manual, yang berpotensi menyebabkan kandidat tidak ditemukan dalam sistem manajemen kepegawaian ataupun tercampur dengan kandidat dari strategi rekrutmen lain.

Pegawai berperan sebagai penopang berjalannya employee referral.

Pegawai saat ini berhak untuk mengetahui bagaimana nasib kandidat yang dirujuk dan mendapatkan penghargaan atas partisipasi pada program.

Pengelolaan Administrasi Kandidat yang Tidak Tepat

Employee referral melibatkan banyak proses pengelolaan administrasi yang harus tim HR lakukan.

Tim HR harus mengawasi lamaran, email, spreadsheet, dan kebijakan hanya untuk menyaring kandidat berkualitas secara efisien.

Jika satu bagian saja dari proses ini tidak terpenuhi, employee referral tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Proses Referral yang Rumit

Pegawai tidak akan mau berpartisipasi apabila harus mengisi formulir yang panjang atau tidak dapat dengan mudah memberikan rekomendasi.

Hal ini juga berlaku pada kandidat rujukan ketika mereka harus melalui proses rekrutmen yang rumit.

Bahkan kandidat mungkin lebih memilih untuk mundur ketimbangkan harus mengikuti proses tersebut.

Manfaat Menggunakan ATS untuk Mengelola Employee Referral

Hasil Employee Referral dan Reward Dapat Diketahui Semua Orang

ATS memungkinkan tim HR membuat hasil employee referral menjadi publik pada platform sehingga diketahui oleh semua orang,

Ketika pegawai melihat bahwa rekan-rekan lainnya berhasil memberikan rujukan, mereka akan termotivasi melakukan hal serupa.

Selain itu, pegawai juga merasakan kebanggaan tersendiri setelah melihat nama mereka terpampang jelas.

Melacak Pegawai yang Memberikan Rujukan

Employee referral dilacak sepenuhnya dalam ATS, dengan setiap kandidat yang dirujuk ditandai di halaman dasbor.

Rincian pegawai yang telah membuat rujukan akan muncul di profil kandidat sehingga memungkinkan perusahaan menelusuri tingkat keberhasilan program employee referral.

Menyaring Kandidat Rujukan Secara Otomatis

Menggunakan ATS untuk mengelola employee referral memberikan banyak alat penyaringan kandidat yang tersedia.

ATS dapat digunakan seperti biasa pada tahapan menyaring kandidat rujukan berdasarkan kata kunci dan kualifikasi secara otomatis.

ATS juga bisa dimanfaatkan dalam melihat seberapa banyak pegawai saat ini terhubung dengan kandidat melalui jejaring sosial dan informasi kontak lainnya.

Proses Rekrutmen yang Seamless

Applicant tracking system menyederhanakan banyak aspek dilalui pegawai yang berpartisipasi dalam program employee referral.

ATS menyediakan form pengisian otomatis, penjadwalan interview mandiri, dan proses komunikasi yang konsisten dengan tim HR.

Pegaw.ai adalah platform kebutuhan sumber daya manusia yang fleksibel dan komprehensif.

Seluruh proses pembuatan fitur Pegaw.ai sudah melalui tahapan riset standar kebijakan HR di berbagai lintas industri.

Apapun jenis dan ukuran perusahaan, Pegaw.ai hadir sebagai solusi untuk mengatasi tantangan dan kebutuhan bisnis anda.