Payroll administration atau administrasi penggajian merupakan salah satu sistem penting dalam perusahaan yang berhubungan dengan upah karyawan. Banyak perusahaan yang menggunakan software untuk mengelola penggajian agar lebih efektif.   Artikel ini akan membahas pengertian, peran, dan beberapa informasi lebih lanjut mengenai payroll administration. 

Apa Itu Payroll Administration? 

Payroll administration adalah salah satu komponen yang diperlukan guna mengatur kompensasi karyawan untuk jam kerja, yang termasuk melacak jam kerja karyawan, tarif gaji, dan juga mengelola pembayaran karyawan. Administrasi penggajian memberikan manfaat pada perusahaan yang menggunakan sistem komisi untuk mengelola penggajian karyawan dengan lebih efisien. Software dapat digunakan untuk mempermudah pengeluaran pembayaran, mengelola rekening perusahaan untuk pembayaran dana atau pembayaran setoran langsung untuk karyawan. 

Apa Saja Peran Payroll Administrator di Perusahaan?

Administrator Penggajian bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek penggajian dan menyelesaikan tugas yang diperlukan tepat waktu, selain itu juga membantu karyawan yang mengalami masalah dengan gaji mereka. Beberapa perannya di perusahaan adalah: 

Menghitung semua jam kerja, komisi, bonus, dan pemotongan pajak. 

Salah satu tugas utama administrasi payroll adalah menghitung jumlah gaji karyawan. Dalam perhitungannya, staff administrator harus menyesuaikan upah karyawan dengan komisi dan bonus yang didapatkan setara dengan jam kerja karyawan. Selain itu, gaji karyawan juga ditentukan sesuai dengan pajak yang berlaku. 

Mengelola sistem timekeeping.

Selain mengelola masalah gaji, staff administrator juga mengurus data waktu masuk karyawan. Data ini termasuk absen, izin, sakit, maupun lembur yang wajib direkam untuk menentukan gaji yang sesuai untuk karyawan. Payroll administrator harus mengetahui daftar kehadiran karyawan atau jumlah jam masuk kerja karyawan. 

Memberikan informasi terkait penggajian.  

Administrator penggajian harus mengetahui segala informasi mengenai penggajian karyawan. Contohnya seperti rincian gaji pokok, uang lembur, dan lain sebagainya. Sehingga saat ada karyawan yang bertanya, staff administrator tahu jawaban apa yang harus diberikan. 

Bagaimana Cara Melaksanakan Payroll Administration?

Ada beberapa cara untuk melakukan proses administrasi penggajian, yaitu: 

Mengumpulkan informasi pajak karyawan 

Yang pertama harus dilakukan adalah mengumpulkan semua data terkait pajak karyawan. Sebelum memulai pekerjaan baru, calon karyawan harus memberikan beberapa data identifikasi dan dokumen registrasi pajak. Hal ini membantu untuk menentukan akun di mana pajak yang dipotong akan diperhitungkan.

Membuat proses manajemen rekaman 

Catatan pembayaran harus direkam dan dikelola dengan baik untuk melacak pembayaran karyawan. Penting untuk memastikan bahwa karyawan memberikan informasi yang benar, karena informasi yang salah dapat mengakibatkan pemberian gaji yang salah. Proses ini berfungsi sebagai sumber informasi untuk pembayaran dan pemotongan. 

Memilih jadwal penggajian 

Setelahnya, Anda dapat menentukan frekuensi pemberian gaji yang ingin ditawarkan kepada karyawan. Ada 4 jadwal utama yang dapat dipilih: bulanan, setengah bulanan, dua mingguan, dan mingguan. Staff administrator penggajian perlu membagikan jadwal pembayaran dan tanggal jatuh tempo dengan karyawan sehingga mereka tahu kapan harus menunggu pembayaran. 

Menghitung gaji kotor 

Anda sekarang dapat mulai memproses penggajian pertama Anda. Untuk melakukannya, jumlahkan jumlah jam kerja seorang karyawan dalam periode pembayaran tertentu dan kalikan dengan tarif per jam. Gaji tersebut juga mencakup semua tunjangan dan tunjangan yang diterima karyawan, yang menghasilkan pendapatan kotor untuk setiap karyawan. Namun, ini ditentukan oleh kebijakan tarif per jam perusahaan dan pengurangan untuk ketidakhadiran dan keterlambatan.

Menghitung potongan gaji 

Untuk memproses penggajian, jumlahkan jam kerja karyawan dalam periode pembayaran tertentu dan kalikan dengan tarif per jam. Gaji mencakup semua tunjangan yang diterima karyawan, yang menghasilkan pendapatan kotor. Tetapi, hal ini ditentukan oleh kebijakan tarif per jam perusahaan dan pengurangan untuk ketidakhadiran dan keterlambatan. 

Membayar karyawan 

Payroll administrator akan membayar setiap karyawan lewat saluran yang ditentukan dengan gaji bersih, yaitu jumlah yang tersisa setelah dikurangi potongan dari gaji kotor. Metode pembayaran termasuk setoran langsung, cek, dan transfer bank ke rekening pribadi. Administrator penggajian juga mengirimkan slip gaji untuk karyawan, merincikan semua aktivitas mulai dari gaji kotor hingga potongan dan pendapatan bersih. 

Menyimpan catatan penggajian dan melakukan koreksi jika perlu 

Simpan catatan transaksi untuk tujuan pajak atau jika karyawan memiliki masalah terkait gaji. Semua perusahaan harus memproses penggajian karyawan, dan tiap perusahaan memiliki proses penggajian yang berbeda. Oleh karena itu, memahami cara memproses penggajian dan menentukan cara terbaik untuk membuat alur kerja sederhana bagi perusahaan Anda sangat penting.

Pegaw.ai Memiliki Fitur Payroll Administration yang Komprehensif

Semua payroll di satu dokumen 

Fitur payroll administration pegaw.ai memungkinkan komponen payroll yang beragam dikelola secara otomatis. Komponen ini termasuk insentif dan tunjangan pegawai, yang kemudian diatur melalui fitur Jurnal Payroll tanpa harus memakan waktu yang panjang. Fitur Jurnal Payroll mempermudah kerja tim HR dengan mengelola semuanya secara otomatis. 

Hitung potongan pajak lebih mudah 

Komponen payroll yang lain seperti BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan dan perhitungan pemotongan pajak menjadi lebih mudah diatur. Dengan hanya satu fitur, pegaw.ai mengintegrasi semua alur perhitungan gaji karyawan. 

Proses pinjaman yang simpel 

Guna meningkatkan retensi dan loyalitas perusahaan terhadap karyawan, fitur ini memberikan akses pinjaman uang kepada karyawan dengan mudah. Pegaw.ai membantu mengelola semua proses payroll secara digital dan transparan.  

Bebas transfer seluruh bank 

Fitur Payroll Administration memungkinkan pembayaran gaji secara otomatis tanpa khawatir provider bank. Fitur ini memudahkan pembayaran gaji dengan bebas ke seluruh bank tanpa terhambat bank yang berbeda. 

SPT bulanan & tahunan 

Proses pembuatan dan pelaporan SPT bulanan maupun tahunan menjadi lebih praktis dan mudah. Dengan satu aplikasi Pegaw.ai, staff HR dapat menjalankan berbagai kegiatan administrasi karyawan dengan lebih efektif dan efisien.  Pegaw.ai adalah platform manajemen yang menjadi solusi untuk kemudahan kinerja divisi HR. Salah satu fitur yang dimiliki pegaw.ai adalah fitur payroll administration yang membantu mengelola segala komponen payroll secara efisien dan otomatis. Dengan Pegaw.ai, Anda hanya butuh satu platform untuk mempermudah proses penggajian karyawan.