
Penjelasan Employee Self-Service Secara Lengkap
Employee Self Service (ESS) atau layanan mandiri karyawan adalah fitur canggih yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern. Di dalam artikel ini, Anda akan menemukan Penjelasan Employee Self-Service (ESS) secara lengkap.
Sistem ESS digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi dan data mereka dimana saja dan kapan saja secara mandiri terkait pekerjaan dan perihal human resource mereka yang lainnya.
Data yang dapat diakses termasuk informasi pribadi dan jatah cuti. Selain itu, para karyawan juga dapat menggunakan ESS untuk menyampaikan request cuti, sakit atau izin kepada manajer mereka.
Layanan mandiri karyawan ini dapat membantu banyak perusahaan menghemat jam kerja dan meningkatkan efisiensi. Namun, opsi tersebut mungkin tidak tepat untuk beberapa perusahaan.
Page Contents
Asal-usul Employee Self-Service
Sekitar 24 tahun yang lalu tepatnya pada tahun 1997, DELL Inc merupakan perusahaan teknologi asal Amerika Serikat menerapkan sistem Employee Self Service (ESS) untuk pertama kalinya untuk menghimpun data rekrutmen. Saat itu ESS hanya untuk mempermudah calon karyawan mengakses informasi lamarannya yang diajukan kepada perusahaan. Memasuki tahun 2000 konsep ESS mulai diterapkan oleh sejumlah perusahaan di Amerika, yang dimana konsep ini berkembang karena adanya keinginan untuk mempermudah proses input administrasi HRD. Pada tahun 2005, 50% instansi telah menerapkan sistem employee self-service. Kemudian pada satu dekade terakhir, penggunaan ESS meningkat dengan cepat digunakan hampir 100% perusahaan di dunia.Perkembangan Employee Self-Service
Kemudian, pada tahun 2010 teknologi HRIS tidak lagi sebatas absensi dan juga informasi karyawan saja. Namun perhitungan gaji, performance appraisal, dan juga onboarding. Namun karena semakin kompleks fungsi pada HRIS, terminologi dari HRIS kini juga semakin berkembang seperti HRIS, HCM dan HRMS. Seiring perkembangan industri teknologi, pemanfaatan teknologi menjadi hal yang wajib digunakan dalam berbagai kegiatan terutama bagi sebuah perusahaan, dan perusahaan patut mempertimbangkan teknologi apa saja yang dapat digunakan, baik itu teknologi informatika ataupun teknologi teknik. ESS merupakan salah satu bentuk kemajuan di bidang teknologi yang beberapa tahun belakangan ini populer diberbagai perusahaan dengan menyediakan transparansi data karyawan untuk kebutuhan pengelolaan administrasi karyawan. Karena ESS telah menjadi bentuk perkembangan teknologi yang digunakan untuk dunia kerja, maka karyawan akan mendapatkan akses untuk melakukan pelayanan secara mandiri, apalagi sekarang ada banyak teknologi yang mendukung sehingga sistem ESS ini lebih mudah untuk diterapkan dalam lingkungan kerja. Dengan adanya ESS, perusahaan dapat memantau produktivitas dan efisiensi karyawan melalui data absensi karyawan secara real-time. Perusahaan juga dapat menghemat beban operasional karena proses pencatatan absensi yang lebih praktis, sebelumnya karyawan HRD mungkin harus lembur untuk mengurus absensi, setelah adanya ESS ini perusahaan tidak perlu membayar biaya lembur dan akurasi pun jauh lebih terjamin. Selain itu, kredibilitas perusahaan dapat meningkat karena perusahaan dapat terlihat lebih maju dan berkembang terhadap teknologi dan zaman. Hal ini juga dapat menjadi pertimbangan untuk vendor atau investor yang ingin bekerja sama. ESS bisa diakses melalui aplikasi ponsel, bukan hanya melalui komputer atau laptop saja. Para manajer pun bisa langsung mengecek dan memberikan approval dari ponsel mereka secara instan selama memiliki akses internet, walaupun sedang tidak berada di tempat. ESS terbukti telah memberikan keuntungan baik untuk karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Berikut adalah keuntungan dari pemakaian Employee Self Service (ESS).- Media untuk sosialisasi
- Membantu pengelolaan kehadiran, lembur dan cuti secara online
- Mempermudah permohonan klaim reimbursement
- Pengingat transaksi
- Data lebih akurat
- Meningkatkan efisiensi dan ramah lingkuan
- Meningkatkan keamanan data
Pegawai sebagai pendukung ESS
Berdasarkan penjelasan keuntungan menggunakan ESS dapat di simpulkan fitur-fitur administrasi kepegawaian yang dapat didukung.- Fitur AbsensiĀ
- Fitur Slip Gaji
- Fitur Permohonan Cuti dan Lembur
- Fitur Informasi Karyawan
Faktor Pertimbangan ESS Terbaik
Banyak perusahaan yang telah membuat sistem ESS, sehingga bisnis yang ingin menerapkannya perlu memilah sistem yang tepat dan baik. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk menentukan sistem ESS yang baik adalah sebagai berikut.- Fitur yang lengkap
- Kredibilitas yang tepat
- Platform Software as a Service (SaaS)
Menanggapi zaman yang terus berubah dan berinovasi, ESS merupakan sistem yang perlu diterapkan di perusahaan untuk memberikan sistem kerja yang efektif dan mendukung kinerja karyawan.
Pegaw.ai merupakan salah satu aplikasi canggih yang dapat membantu perusahaan Anda, dilengkapi berbagai fitur seperti absensi, perhitungan gaji, cuti, dan juga Employee Self-Service (ESS) yang dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan Anda.
Untuk dapat merasakan software HR yang praktis, andal, dan mudah digunakan kapan dan dimana saja, silahkan kunjungi website Pegaw.ai dan ikuti coba gratis solusi HR Pegaw.ai selama 45 hari!
