Employee Self Service (ESS) atau layanan mandiri karyawan adalah fitur canggih yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern. Di dalam artikel ini, Anda akan menemukan Penjelasan Employee Self-Service (ESS) secara lengkap. Sistem ESS digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi dan data mereka dimana saja dan kapan saja secara mandiri terkait pekerjaan dan perihal human resource mereka yang lainnya. Data yang dapat diakses termasuk informasi pribadi dan jatah cuti. Selain itu, para karyawan juga dapat menggunakan ESS untuk menyampaikan request cuti, sakit atau izin kepada manajer mereka. Layanan mandiri karyawan ini dapat membantu banyak perusahaan menghemat jam kerja dan meningkatkan efisiensi. Namun, opsi tersebut mungkin tidak tepat untuk beberapa perusahaan.  

Asal-usul Employee Self-Service

Sekitar 24 tahun yang lalu tepatnya pada tahun 1997, DELL Inc merupakan perusahaan teknologi asal Amerika Serikat menerapkan sistem Employee Self Service (ESS) untuk pertama kalinya untuk menghimpun data rekrutmen. Saat itu ESS hanya untuk mempermudah calon karyawan mengakses informasi lamarannya yang diajukan kepada perusahaan. Memasuki tahun 2000 konsep ESS mulai diterapkan oleh sejumlah perusahaan di Amerika, yang dimana konsep ini berkembang karena adanya keinginan untuk mempermudah proses input administrasi HRD. Pada tahun 2005, 50% instansi telah menerapkan sistem employee self-service. Kemudian pada satu dekade terakhir, penggunaan ESS meningkat dengan cepat digunakan hampir 100% perusahaan di dunia.  

Perkembangan Employee Self-Service

Kemudian, pada tahun 2010 teknologi HRIS tidak lagi sebatas absensi dan juga informasi karyawan saja. Namun perhitungan gaji, performance appraisal, dan juga onboarding. Namun karena semakin kompleks fungsi pada HRIS, terminologi dari HRIS kini juga semakin berkembang seperti HRIS, HCM dan HRMS. Seiring perkembangan industri teknologi, pemanfaatan teknologi menjadi hal yang wajib digunakan dalam berbagai kegiatan terutama bagi sebuah perusahaan, dan perusahaan patut mempertimbangkan teknologi apa saja yang dapat digunakan, baik itu teknologi informatika ataupun teknologi teknik. ESS merupakan salah satu bentuk kemajuan di bidang teknologi yang beberapa tahun belakangan ini populer diberbagai perusahaan dengan menyediakan transparansi data karyawan untuk kebutuhan pengelolaan administrasi karyawan. Karena ESS telah menjadi bentuk perkembangan teknologi yang digunakan untuk dunia kerja, maka karyawan akan mendapatkan akses untuk melakukan pelayanan secara mandiri, apalagi sekarang ada banyak teknologi yang mendukung sehingga sistem ESS ini lebih mudah untuk diterapkan dalam lingkungan kerja. Dengan adanya ESS, perusahaan dapat memantau produktivitas dan efisiensi karyawan melalui data absensi karyawan secara real-time. Perusahaan juga dapat menghemat beban operasional karena proses pencatatan absensi yang lebih praktis, sebelumnya karyawan HRD mungkin harus lembur untuk mengurus absensi, setelah adanya ESS ini perusahaan tidak perlu membayar biaya lembur dan akurasi pun jauh lebih terjamin. Selain itu, kredibilitas perusahaan dapat meningkat karena perusahaan dapat terlihat lebih maju dan berkembang terhadap teknologi dan zaman. Hal ini juga dapat menjadi pertimbangan untuk vendor atau investor yang ingin bekerja sama.   ESS bisa diakses melalui aplikasi ponsel, bukan hanya melalui komputer atau laptop saja. Para manajer pun bisa langsung mengecek dan memberikan approval dari ponsel mereka secara instan selama memiliki akses internet, walaupun sedang tidak berada di tempat. ESS terbukti telah memberikan keuntungan baik untuk karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Berikut adalah keuntungan dari pemakaian Employee Self Service (ESS).  

• Media untuk sosialisasi

Perusahaan dapat mendistribusikan informasi dan peraturan terkait perusahaan dengan lebih mudah, karena dengan ESS karyawan dapat lebih mudah mengetahui informasi terbaru tentang perusahaan.  

• Membantu pengelolaan kehadiran, lembur dan cuti secara online

ESS dapat mengurangi beban kerja HR seperti mendistribusikan pengelolaan kehadiran kepada karyawan, mengatur jadwal atau shift kerja karyawan baik secara individual maupun berkelompok, dan pengelolaan cuti maupun lembur. Sehingga proses pengajuan izin, cuti atau lembur juga akan terasa lebih nyaman dan cepat bagi karyawan karena mereka dapat mengajukan kapan pun dan di mana pun selama mereka memiliki akses internet.  

• Mempermudah permohonan klaim reimbursement

ESS memudahkan karyawan dalam mengajukan permohonan klaim dengan menyediakan file extension untuk mengunggah bukti kwitansi atau dokumen yang diperlukan. Pada dasarnya, ESS dirancang dengan tampilan informatif yang dilengkapi dengan aturan limit permintaan.  

• Pengingat transaksi

ESS menampilkan notifikasi dan memberikan pesan pengingat untuk berbagai transaksi karyawan seperti status kepegawaian, cuti, izin, surat peringatan dan lain-lain. Sehingga HR tidak perlu melakukan pengecekkan satu per satu yang akan memakan banyak waktu.  

• Data lebih akurat

Setiap karyawan dapat melakukan perubahan atau update data secara mandiri dengan mudah. Karyawan harus untuk melakukan pembaharuan data jika adanya perubahan terkait data tersebut melalui sistem sehingga akurasi data lebih terjamin. Beberapa data karyawan mungkin tidak mengalami perubahaan dalam secara terus menerus, tetapi ada data yang berubah secara tidak terjadwal seperti email, nomor telepon, dan alamat.  

• Meningkatkan efisiensi dan ramah lingkuan

Form cetak dengan kertas akan memakan tempat sehingga ruang tidak dapat digunakan dengan maksimal. Selain itu, pencarian file lebih sulit dan memakan banyak waktu karena harus dilakukan manual. Namun, dengan adanya ESS ini lebih ramah lingkungan karena mengurangi form cetak dengan kertas, yang dimana kampanye ramah lingkungan kerap digaungkan agar setiap aktivitas tidak selalu bergantung pada kertas.  

• Meningkatkan keamanan data

Saat perusahaan menggunakan ESS yang berarti penyimpanan data terjadi secara elektronik melalui media database. Hal tersebut terjadi karena perkembangan teknologi yang telah menjadi pendorong untuk setiap aktivitas dilakukan secara elektronik dengan tujuan kemudahan dan keamanan. Namun, hal tersebut akan jauh lebih aman dibanding menyimpan data menggunakan dokumen cetak.  

Pegawai sebagai pendukung ESS

Berdasarkan penjelasan keuntungan menggunakan ESS dapat di simpulkan fitur-fitur administrasi kepegawaian yang dapat didukung.  

• Fitur Absensi 

Sebelum perusahaan ESS, absensi hanya dapat di lakukan pada mesin absensi yang berada di kantor. Namun dengan absensi online ini karyawan dapat melakukan absen dimana saja dan kehadiran karyawan juga di tercatat secara real time dengan menggunakan sistem cloud, sehingga data kehadiran karyawan lengkap dan akurat.  

• Fitur Slip Gaji

Slip gaji secara online merupakan salah satu fitur yang didukung oleh ESS. Adanya fitur slip gaji online, setiap karyawan dapat lebih mudah mengakses slip gaji mereka sendiri. Slip gaji online sendiri berupa dokumen resmi yang berisikan informasi terkait pendapatan dan potongan penghasilan karyawan dalam setiap periodenya.  

• Fitur Permohonan Cuti dan Lembur

Fitur lain yang di dukung oleh ESS adalah permohonan cuti dan lembur. Cuti dan lembur merupakan hak yang harus dipenuhi baik perusahaan maupun pekerja karena sudah diatur oleh UU Ketenagakerjaan. Sebelumnya untuk mengajukan cuti dan lembur, karyawan harus mengisi sebuah form yang akan di escalate kepada leader dan HR. Namun setelah adanya fitur ini karyawan dapat mengajukan permohonan cuti dan waktu lembur dengan sistem online secara mandiri.  

• Fitur Informasi Karyawan

Setiap karyawan dapat lebih mudah mengakses informasi terkait data diri mereka kapan saja dan dimana saja secara mandiri. Informasi yang dapat diakses berupa assign tugas, jadwal shift kerja, data pribadi karyawan hingga pengumuman perusahaan. Selain itu, fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan penjadwalan shift kerja dengan lebih cepat dan merata ke seluruh karyawan.    

Faktor Pertimbangan ESS Terbaik

Banyak perusahaan yang telah membuat sistem ESS, sehingga bisnis yang ingin menerapkannya perlu memilah sistem yang tepat dan baik. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk menentukan sistem ESS yang baik adalah sebagai berikut.  

• Fitur yang lengkap

Pertama memiliki fitur yang lengkap agar setiap karyawan dapat melakukan input data secara mandiri, mulai dari absensi, pengajuan izin, cuti dan lainnya secara online, real-time dan juga langsung terintegrasi dengan mesin absensi, geo-tangging, maupun fitur-fitur keamanan lainnya. Maka, tidak diperlukan lagi permohonan cuti dan izin melalui form kertas atau mengirim email ke atasan atau departemen terkait. Karyawan juga tidak perlu terus menerus melakukan mengonfirmasi apakah pengajuannya sudah disetujui atau belum, karena dengan sistem Employee Self Service (ESS) seharusnya akan mendapat jawaban saat itu juga.  

• Kredibilitas yang tepat

Kedua adalah mengetahui reputasi dari perusahaan yang menyediakan layanan sistem ESS. Hal ini penting dalam relevansinya akan keamanan data karyawan, selain itu juga dapat menjadi investasi jangka panjang dari perusahaan.  

• Platform Software as a Service (SaaS)

Dan yang terakhir adalah yang menyediakan Software as a Service (SaaS), karena dengan begitu tidak memerlukan lagi tenaga IT untuk mengelola sistem serta tidak perlu membangun mainframe sendri. Selain itu, carilah penyedia SaaS yang sering melakukan pelatihan dan membangun engagement kepada komunitas profesional. Setelah mencari penyedia SaaS, carilah layanan yang menyediakan konsultasi terhadap kebutuhan perusahaan secara profesional.

Menanggapi zaman yang terus berubah dan berinovasi, ESS merupakan sistem yang perlu diterapkan di perusahaan untuk memberikan sistem kerja yang efektif dan mendukung kinerja karyawan. Pegaw.ai merupakan salah satu aplikasi canggih yang dapat membantu perusahaan Anda, dilengkapi berbagai fitur seperti absensi, perhitungan gaji, cuti, dan juga Employee Self-Service (ESS) yang dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan Anda. Untuk dapat merasakan software HR yang praktis, andal, dan mudah digunakan kapan dan dimana saja, silahkan kunjungi website Pegaw.ai dan ikuti coba gratis solusi HR Pegaw.ai selama 45 hari!