Seperti yang kita ketahui, proses dan cara payroll atau penggajian membutuhkan data kehadiran pada jam kerja dari setiap pegawai, maka absensi atau data kehadiran merupakan hal penting bagi perusahaan. Di dalam proses dan cara payroll, terdapat beberapa elemen yang dibutuhkan untuk mendapatkan hasil akhir, yaitu jumlah take home pay atau gaji bersih yang akan diberikan kepada pegawai.  

Absensi dalam proses dan cara payroll

Absensi merupakan salah satu kegiatan administratif yang dilakukan staff Human Resource Department (HRD), gunanya adalah untuk mengambil data yang akan digunakan untuk mengetahui jumlah kehadiran setiap pegawai. Dengan adanya data ini, perusahaan dapat menentukan upah lembur, tunjangan, bonus, dan potongan gaji yang harus diberikan kepada setiap pegawai. Data kehadiran pegawai juga dapat membantu praktisi HR dalam pembuatan laporan. Sehingga staff HRD atau SDM harus memiliki data lengkap terkait absensi pegawai setiap hari nya agar penghitungan gaji pegawai dapat diakumulasikan dan terbagi dengan adil dan akurat. Data absensi pegawai meliputi kehadiran, izin, sakit dan cuti yang biasanya tercatat dalam setiap bulan untuk menjadi unsur perhitungan gaji. Biasanya menjelang penggajian, staff HRD mulai mempersiapkan dan mengidentifikasi absensi dari setiap pegawai. Proses identifikasi absensi sangat memungkinkan berbeda-beda tiap bulannya karena sesuai dengan jam kerja dan kehadiran dari pegawai.  

Tanggal Cut off

Elemen lainnya yang penting dalam proses dan cara payroll adalah tanggal cut off. Tanggal cut off adalah istilah yang digunakan untuk menyebut batasan tanggal awal & akhir suatu periode penggajian. Biasanya, tanggal cut off ditentukan pada tanggal 1 sampai dengan tanggal 30 yang ditulis 1/30. Berarti, pembukuan penggajian dimulai setiap tanggal 1 dan akan diproses atau ditutup di tanggal 30 setiap bulannya. Tanggal cut off setiap perusahaan berbeda-beda, tidak jarang perusahaan akan menutup pembukuannya di tengah bulan atau sekitar tanggal 15 hingga tanggal 24 pada bulan tersebut. Umumnya, sebuah perusahaan akan menggaji pegawainya dalam hitungan bulan. Namun, ada juga perusahaan yang menggunakan sistem penggajian secara harian atau mingguan. Sistem tersebut dilakukan tanpa harus menunggu akhir bulan, selain itu praktisi HR juga dapat melakukan konfirmasi data secara berkala sehingga ketika ada ketidaksesuaian dapat langsung diidentifikasi.

Komponen penggajian

Setelah elemen yang bermanfaat untuk proses dan cara payroll, di dalam sebuah perhitungan penggajian juga terdapat beberapa komponen. Komponen-komponen ini digunakan untuk mengecek pemotongan (contoh: jaminan pegawai) dan juga berguna untuk menghitung jumlah akhir yang akan diberikan kepada pegawai. Berikut adalah penjelasan komponen yang terdapat di dalam proses dan cara payroll :

• Tunjangan

Tunjangan yang dibayarkan oleh perusahaan untuk pegawai merupakan pelengkap dari gaji pokok, yang bersifat sosial dan insentif. Namun tidak semua tunjangan diberikan secara rutin setiap periode waktu dan tidak semua pegawai akan mendapatkan tunjangan. Beberapa perusahaan menawarkan tunjangan jabatan, tunjangan transport, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya, dan sebagainya. Perusahaan bisa memakai tunjangan sebagai penghargaan yang diharapkan dapat meningkatkan semangat kerja pegawai.   

• Potongan

Komponen ini mengurangi total gaji yang diterima pegawai. Potongan gaji sangat beragam bentuknya yaitu ada potongan kondisional dan wajib. Potongan kondisional dapat berlaku jika pegawai melakukan pelanggaran atau kesalahan fatal dan keadaan perusahaan yang sedang mengalami penurunan performa dan pemasukan. Sementara itu, potongan wajib berlaku untuk keuntungan pegawai sendiri. Potongan wajib termasuk pajak penghasilan, jaminan hari tua, iuran BPJS Kesehatan serta BPJS Ketenagakerjaan.   

• Uang lembur

Jam kerja yang normal telah ditetapkan oleh pemerintah yaitu 8 jam di hari kerja. Pegawai yang bekerja lebih dari 8 jam atau bekerja di hari libur nasional mungkin karena tekanan pekerjaan atau memiliki deadline yang sangat mepet, maka pegawai tersebut berhak mendapatkan uang lembur sebagai tambahan atas penggunaan waktu pegawai tersebut diluar jam kerja resmi.  

• Bonus

Hal-hal yang termasuk dalam kategori bonus seperti tunjangan hari raya, bonus prestasi atau perfoma kerja, bonus tahunan, pembagian laba, dan sebagainya. perhitungan besaran bonus ditentukan oleh perusahaan berdasarkan kondisi dan kebijakannya masing-masing.   

Distribusi Penggajian

Setelah mendapatkan hasil perhitungan yang tepat dan telah dikalkulasikan secara teliti, proses terakhir dalam perhitungan gaji adalah untuk mendistribusikannya. Sebelum perusahaan mendistribusikan gaji kepada pegawainya, perusahaan membedakan data yang dibutuhkan dalam proses penggajian, yaitu data tetap dan tidak tetap. Data tetap atau konstan meliputi:

• Nama pegawai
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Status pernikahan
• Jumlah tanggungan
• Jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)
• Jumlah gaji
• Divisi tempat bekerja
• BPJS

Sedangkan data tidak tetap adalah data yang selalu berubah tiap periode, seperti:

• Jumlah jam kerja
• Hari cuti
• Hari izin atau sakit
• Libur
• Penghasilan dan potongan pajak.

 

Langkah-langkah pendistribusian

Berikut ini adalah langkah-langkah umum dalam mendistribusikan gaji kepada pegawai

• Pertama staff HRD akan mendapatkan data tetap dan tidak tetap yang akurat.
• Setelah itu staff HRD akan menghitung pajak penghasilan (PPh 21) pegawai sesuai status jabatan maupun keluarga.
• Setelah diperhitungkan staff HRD akan mendapatkan rekapan tentang revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak, dan juga membuat slip serta daftar gaji seluruh pegawai.
• Perhitungan gaji tersebut direvisi oleh bagian divisi keuangan perusahaan.
• Jika sudah tidak ada kesalahan, staff HRD akan membuat cek tunai yang berisi jumlah gaji seluruh pegawai dan menyerahkannya kepada pimpinan perusahaan untuk diproses.
• Langkah terakhir adalah staff HRD akan melakukan cek tunai, lalu mentransfernya ke bank mitra agar dapat  ditransfer ke rekening setiap pegawai.

  Jika diperhatikan kembali, proses dan cara penggajian memiliki banyak tahapan serta detail yang harus diperhatikan seperti data pegawai yang sifatnya sensitif dan signifikan untuk perhitungan gaji itu sendiri.