whatsapp

Peran Solusi HRIS Dalam Pengaturan Database Karyawan

Solusi HRIS untuk Mengatur Database Karyawan Secara Otomatis

Divisi HRD memiliki pekerjaan yang cukup kompleks di dalam sebuah organisasi. Tidak hanya bertanggung jawab untuk merekrut orang, tetapi mereka juga bertanggung jawab atas administrasi karyawan, pengembangan SDM perusahaan, dan penggajian karyawan. Selain itu, perusahaan yang mempekerjakan karyawan dengan jumlah yang cukup banyak, akan membutuhkan sistem pengelolaan data karyawan secara efektif, untuk mempersingkat waktu serta membantu meringankan beban pekerjaan HRD. Sehingga hasil akhirnya dapat berpengaruh terhadap meningkatnya produktivitas divisi HRD. Salah satu hal yang penting dalam pengelolaan karyawan adalah database karyawan. Database karyawan adalah sekumpulan informasi yang penting dalam bentuk informasi personal maupun informasi terkait perusahaan seperti absensi, gaji, dan penilaian kinerja karyawan. Semakin akurat dan lengkap Database yang diperoleh perusahaan, maka kualitas informasi yang didapatkan akan optimal. Hal ini diperlukan dalam mengambil keputusan yang strategis dan dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas karyawannya. Dalam pengelolaan database karyawan, dibutuhkan ketelitian serta akurasi yang tinggi.Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk dapat mendukung proses pengelolaan tersebut. Pada era digital dengan teknologi yang semakin maju, dampak kepada pengelolaan tersebut tidak luput dari inovasi. Salah satu inovasi tersebut didukung dengan kemunculan software dan aplikasi HRD yang lebih akrab didengar sebagai HRIS (Human Resources Information System)

Mengenal HRIS untuk Pengelolaan Database Karyawan

HRIS adalah sistem berbasis online yang fungsinya adalah memberikan jasa atau servis, atau disebut juga sebagai Software as a Service (SaaS). Menggunakan HRIS, manajer dan praktisi HR dimanapun dapat mengakses serta mengelola fitur-fitur seputar kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) seperti penggajian, absensi karyawan hingga kinerja karyawan. HRIS biasanya didukung dalam bentuk aplikasi atau software yang dapat terintegrasi dengan berbagai software lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian. Hal ini, dapat mempermudah pekerjaan personalia atau HRD dalam pengelolaan database karyawan. Saat ini, penggunaan HRIS sebagai sebuah sistem untuk sumber daya manusia yang merupakan praktik modern HR yang lebih optimal,karena dapat memberikan manfaat pengelolaan database karyawan yang efektif dan praktis dibandingkan sistem manual seperti spreadsheet . HRIS juga cocok digunakan oleh perusahaan dengan berbagai ukuran dan industri karena sistem ini difungsikan untuk membantu memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Peran Solusi HRIS Dalam Pengelolaan Database  Karyawan

Dalam rangka mengoptimalisasi efektivitas pengelolaan administrasi, penggunaan HRIS merupakan solusi yang dapat diandalkan. Pemanfaatan software akan membuat pengelolaan database karyawan menjadi otomatis dan lebih cepat. Berikut adalah peran solusi HRIS yang ditawarkan dalam mengelola database karyawan:
  • Mengakses Database karyawan secara Real-Time.
Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan dan cabang, sistem yang tersentralisasi diperlukan untuk mempermudah dalam membuat laporan konsolidasi. HRIS, memungkinkan data karyawan tersimpan secara kolektif ke satu software dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Sehingga HRD pusat tidak perlu menghubungi dan meminta database karyawan dari cabang-cabang perusahaan.
  • Data aman dan Terlindungi
Data karyawan merupakan data yang bersifat sensitif dan berharga yang hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan saja. Dengan hadirnya HRIS yang memiliki sistem backup yang didukung dengan server cloud di data center, resiko kehilangan data ataupun disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dapat terhindarkan.
  • Meminimalisir Human Error
Pengelolaan database karyawan yang dilakukan secara manual berpotensi terjadi Human error dibandingkan diolah secara otomatis. Terjadinya Human Error, akan berdampak pada kesalahan dalam mengambil keputusan strategi dan dapat merugikan perusahaan. HRIS dapat meminimalisir Human Error yang dapat mencegah waktu terbuang sia-sia karena dikelola secara otomatis, sehingga menghasilkan informasi yang akurat.
  • Membantu dalam proses pengambilan keputusan
Pengelolaan data karyawan yang tertata rapi, memudahkan HR ataupun manajemen untuk bekerja lebih strategis. Ketika kinerja karyawan lebih mudah diakses, HR dapat lebih mudah melihat dan menilai potensi karyawan. Selain itu, tindakan lebih lanjut untuk karyawan yang berkinerja rendah juga dapat dilakukan secara langsung.
  • Menghemat Biaya Perusahaan
Selain menghemat waktu, penggunaan HRIS juga dapat memberikan manfaat dalam menekan biaya perusahaan. Karena perusahaan tidak memerlukan infrastruktur IT seperti dan hanya melakukan subscribe, perusahaan sudah dapat menggunakan HRIS untuk keperluan perusahaan seperti pengelolaan data karyawan.
  • Mencegah adanya data Redundancy
Penyimpanan data yang sama secara berulang, dapat menghabiskan tempat penyimpanan data. Sehingga dapat menghabiskan banyak biaya untuk keperluan penambahan ruang penyimpanan data. Dengan penggunaan HRIS sebagai pengelolaan database karyawan, dapat mengurangi redudansi data kareha cukup disimpan sekali saja di dalam sistem. Pengelolaan database sangatlah penting dan krusial bagi keberlangsungan perusahaan. Untuk memudahkan dalam pengelolaan database karyawan perusahaan, salah satu pemanfaatan yang dapat digunakan perusahaan dalam memudahkan pengelolaan karyawan adalah aplikasi HRIS dari Pegaw.ai. Pegaw.ai yang disertai fitur seperti absensi, perhitungan gaji, dan juga Employee Self-Service (ESS) dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan Anda. Nantikan hadirnya pegawai sebagai solusi yang tepat untuk bisnis Anda, pada 1 Mei 2021.