whatsapp

Pro & Kontra: Mesin Fingerprint vs Absensi Otomatis

Kelebihan dan kelemahan Absensi Mesin Fingerprint

Masih banyak perusahaan yang menerapkan metode absensi menggunakan mesin fingerprint untuk merekam kehadiran karyawan. Hal tersebut dikarenakan absensi menggunakan mesin fingerprint adalah cara yang dianggap reliable dan valid, dengan menggunakan sidik jari sehingga dapat meminimalisir kecurangan terkait kehadiran karyawan. Berikut adalah penjelasan kelebihan dan kelemahan absensi menggunakan mesin fingerprint.  

Kelebihan absensi mesih fingerprint

  • Pengelolaan lebih mudah
Mesin fingerprint memudahkan pekerjaan HR dalam mengelola data kehadiran karyawan, karena setelah sidik jari karyawan terdeteksi maka software yang terdapat di mesin fingerprint ini langsung terhubung dengan komputer sehingga proses pengelolaan data serta laporan kehadiran dapat lebih mudah, cepat, dan akurat.
  • Menekan pengeluaran fiktif karyawan
Mesin fingerprint dapat menekan atau bahkan menghilangkan pengeluaran fiktif yang telah dilakukan karyawan seperti uang bonus dan lembur. Selain itu, pehitungan gaji menjadi lebih akurat karena mesin fingerprint telah mencatat dengan jelas kehadiran karyawan secara detail
  • Terhindar dari kecurangan
Tingkat kecurangan dapat diminimalisir dengan mesin fingerprint, karyawan tidak bisa memalsukan kehadiranya misalnya menitip absen saat karyawan datang terlambat atau bahkan membolos karena untuk melakukan absensi karyawan harus melakukan proses verifikasi dengan sidik jarinya sendiri.
  • Meningkatkan produktivitas karyawan
Dengan adanya mesin fingerprint ini karyawan akan lebih disiplin karena mereka dituntut untuk datang tepat waktu dan data kehadiran mereka akan terekam dalam mesin fingerprint sehingga mendorong karyawan untuk lebih bijak dalam menghargai waktu bekerja. Jika karyawan hadir tepat waktu maka karyawan memiliki banyak waktu dan produktivitasnya juga meningkat
  • Praktis
Dengan menggunakan mesin fingerprint tidak lagi membutuhkan berbagai macam prosedur seperti mengambil kartu, daftar nama, tanda tangan, dan yang semacamnya sehingga tidak memerlukan produksi kartu untuk setiap karyawan untuk absensi ataupun membutuhkan banyak kertas. Selain itu, mesin fingerprint ini dapat menampung data karyawan hingga ribuan.
  • Menghemat waktu
Hanya dengan menempelkan jari pada mesin fingerprint maka kehadiran langsung terdeteksi, proses absensi tidak sampai satu menit, sehingga kita dapat menghemat banyak waktu.
  • Akses kontrol pintu
Disaat  karyawan melakukan absensi pada mesin fingerprint dengan menempelkan jarinya, dapat secara otomatis pintu terbuka atau tertutup karena mesin fingerprint akan mengirimkan sinyal ke alat akses kontrol pintu.    

Kelemahan absensi mesin fingerprint

  • Sering terjadi kesalahan dalam proses identifikasi
Mesin fingerprint sering terjadi kesalahan saat pemindaian, karena mesin fingerprint tidak bisa mendeteksi sidik jari seseorang bila scanner dalam kondisi kotor, banyak sekali bekas sidik jari yang menempel, basah karena sering terkena air atau keringat, terkena cahaya secara langsung sehingga kinerja sistem menurun dan proses identifikasi harus diulang.
  • Membutuhkan perawatan yang rutin
Perawatan secara rutin dibutuhkan agar scanner tetap bersih setiap saat untuk mencegah terjadinya kesalahan dan tetap bisa bekerja dengan maksimal sehingga tidak mengalami penurunan sistem. Selain itu, perawaranya juga tidak bisa sembarangan.
  • Rekapitulasi manual dan tidak real time
Data kehadiran yang terekam pada mesin absensi fingerprint tidak real time dan tetap memerlukan rekapitulasi secara manual walau data yang digunakan sudah berbentuk spreadsheet sehingga tidak efiensien jika HR membutuhkan laporan kehadiran secara real time. Selain itu, File dalam spreadsheet bisa diubah-ubah oleh oknum tertentu sehingga jam kehadiran dari karyawan pun tidak valid.
  • Media penularan COVID-19
Mesin fingerprint dapat menjadi media penularan COVID-19 karena layar pada mesin fingerprint secara bergantian disentuh banyak orang. Bisa saja ada orang yang berstatus sebagai orang tanpa gejala COVID-19 dan menyentuh mesin fingerprint tersebut, lalu menulari orang yang lain.
  • Maitenance mesin
Jika mesin rusak proses pendataan absen karyawan menjadi terhambat, sehingga diperlukan maintenance dari segi mesin absen itu sendiri maupun komputer sebagai penampung data.    

Kelebihan dan kelemahan Absensi Otomatis

Seiring dengan perkembangan dunia digital, metode untuk melakukan absensi terus menerus mengalami perubahan atau inovasi. Sistem absensi otomatis berbasis online telah dianggap lebih efektif dan efisien,  apalagi sejak masa pandemi ini membuat perusahaan harus memberlakukan work from home pada karyawannya. Berikut adalah penjelasan kelebihan dan kelemahan menggunakan sistem absensi otomatis.  

Kelebihan absensi otomatis

  • Menekan biaya
tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mesin fingerprint di banyak tempat mengunduh aplikasi di smartphone mereka dan menggunakannya untuk melaporkan kehadiran. Jadi, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya pengadaan dan pemeliharaan alat absensi yang mahal.
  • Aman dari manipulasi
Absensi otomatis diverifikasi dengan teknologi face recognition dengan menyesuaikan data wajah karyawan, maka sistem mengkonfirmasi dan mencatat sebagai kehadiran. Selain itu, juga menggunakan Global Positioning System (GPS), yang membuat karyawan hanya dapat melakukan absen sesuai dengan lokasi yang ditentukan oleh perusahaan. Data absensi akan disimpan di server cloud dan terenkripsi dengan algoritma yang rumit sehingga tidak dapat diubah oleh siapapun.
  • Memudahkan absensi karyawan remote atau WFH
Absensi otomatis lebih fleksibel dan dapat diakses di mana saja sehingga sangat membantu para karyawan remote dan sistem work from home (WFH). Karyawan dapat mencatatkan clock in dan clock out dari rumah mereka masing-masing, tanpa harus pergi ke kantor. Apalagi sejak pandemi melanda Indonesia di tahun ini.
  • Data absensi disajikan secara real time
Dengan menggunakan absensi otomatis tidak perlu unduh dan rekap lagi, HR dapat memonitor data kehadiran kapan saja dan real time. Selain itu, tidak perlu lagi menghitung absensi karyawan menjelang penggajian karena dengan absensi otomatis ini membantu menganalisa data absensi serta pengambilan keputusan secara cepat, misalnya dapat diketahui karyawan yang tidak masuk kerja tepat pada saat jam masuk kerja.
  • Meminimalkan penyebaran virus
Absensi otomatis bebas dari kontaminasi virus karena digunakan secara personal melalui smartphone sehingga Jika perusahaan mempekerjakan karyawan di kantor saat pandemi, absensi online akan memberi rasa aman bagi mereka dengan mengurangi sentuhan.
  • Waktu absensi lebih akurat
Dengan menggunakan absensi otomatis, sinkronisasi antara waktu pada perangkat dan sistem absensi telah terhubung. Seperti smartphone, laptop, dan komputer menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global jadi tidak perlu mengatur sendiri. Sistem tersebut juga membantu meghindari kesalahan dalam perhitungan gaji yang akan berakibat fatal.
  • Efisien dari segi biaya dan waktu
Tak membutuhkan perangkat tambahan seperti mesin fingerprint, hanya smartphone yang sudah dimiliki karyawan dan untuk harga disesuaikan dengan jumlah karyawan. Dari segi waktu, absensi otomatis ini juga sangat terbilang cepat dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor karena di lemgkapi dengan GPS.
  • Rekapitulasi lebih mudah
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR hanya tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem.
  • Karyawan lebih produktif
karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan smartphone saja tetapi tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi milik atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
  • Perampingan tenaga kerja
Dengan adanya absensi otomatis untuk pengurusan terkait absensi, tidak lagi diperlukan banyak sumber daya manusia karena sebagian besar pekerjaan telah diselesaikan oleh sistem.    

Kelemahan absensi otomatis

  • Membutuhkan perangkat yang terkoneksi dengan jaringan internet
Absensi otomatis berbasis aplikasi ini sangat bergantung pada kebedaan jaringan internet sehingga membutuhkan perangkat yang terkoneksi dengan jaringan internet yang stabil untuk memperlancar proses absensi. Jika karyawan berada di tempat yang memiliki keterbatasan siyal internet, maka mereka akan mengalami kesulitan untuk merekam kehadiran.
  • Bergantung pada kualitas smarphone karyawan
Agar kehadiran terekam pada aplikasi absensi otomatis harus dipastikan kamera dan lokasi dari smartphone karyawan dapat bekerja dengan baik karena apabila smartphone karyawan tidak dapat berfungsi secara optimal, maka sangat mungkin terjadi kendala saat ingin merekam kehadiran.  

Manfaat Absensi Otomatis

Sistem absensi otomatis secara online dinilai sangat memberikan banyak manfaat dan keefektifan untuk karyawan dan juga divisi HR. Berikut ini manfaat dari sistem absensi otomatis secara online.  
  • Karyawan jadi lebih bertindak jujur
Absensi otomatis dapat melatih karyawan untuk tidak membolos kerja, titip absen, mencuri data penting perusahaan, dan kecurangan lainnya.
  • Membentuk karyawan menjadi lebih produktif
Absensi otomatis ini juga dapat menjadikan karyawan lebih produktif karena mereka akan lebih menghargai waktu dan berdisiplin. Seperti memperhatikan jam masuk, jam pulang, dan istirahat. Sehingga, karyawan bisa bekerja lebih cepat dan teratur.
  • Rekapitulasi lebih mudah
Absensi otomatis ini memudahkan dalam pencatatan dan rekapitulasi data. Mulai dari data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlamabatan karyawan bisa langsung tercatat otomatis dan dapat langsung terintegrasi antar data sehingga perubahan data yang satu akan langsung mengubah data lainnya.
  • Perhitungan jam kerja lebih akurat
Karena sistem absensi dilakukan secara online, maka waktu yang dipakai juga otomatis waktu global sehingga perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak bisa diprotes oleh karyawan. Hal ini membantu perusahaan yang memberlakukan kebijakan gaji berdasar kehadiran.
  • Dapat di jadikan dasar untuk penggajian karyawan
Jika sistem penggajian karyawan ditentukan oleh tingkat kehadiran karyawan, maka aplikasi absensi online dapat membantu untuk melakukan validasi jumlah kehadiran karyawan.
  • Pemantauan realtime
Menggunakan aplikasi pada sistem absensi online menjadikan pemantauan terjadi secara realtime  selama selalu terkoneksi dengan internet. Data kehadiran dapat di akses dimana saja dan terupdate. Sinkronisasi data pun jadi lebih mudah karena semuanya tersimpan dengan rapi dan otomatis menggunakan sistem cloud.
  • Menghemat biaya
Perusahaan tidak memerlukan perangkat fisik mesin absensi, jadi hanya memelukan smartphone dan koneksi internet yang pada hakikatnya sudah dimiliki oleh karyawan. Artinya, perusahaan bisa menghemat biaya perangkat yang cukup signifikan.   Metode absensi otomatis secara online sekarang ini sangat membantu pekerjaan dari divisi HR dalam mengelola data kehadiran karyawan, mulai dari membuat laporan kehadiran sampai membantu pengambilan keputusan terkait gaji karyawan secara akurat. Selain itu, dengan situasi seperti sekarang ini yaitu pandemi COVID-19 sistem kehadiran secara online sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat membantu meminimalkan penyebaran virus. Oleh karena itu, Pegaw.ai menawarkan sistem HRIS yang dimana fitur yang dimiliki dapat menjadi solusi manajemen kehadiran karyawan agar pencatatan kehadiran dapat lebih mudah dan cepat.