Sistem payroll di industri F&B merupakan solusi bagi perusahaan dalam menjalankan proses payroll yang penuh dengan berbagai tantangan. Industri F&B memerlukan penanganan khusus untuk mengelola payroll pegawai secara akurat dengan jam kerja dan shift berbeda-beda di setiap cabang bisnis. Kompleksitas pengelolaan ini membuat perusahaan industri F&B mengandalkan sistem payroll sehingga penggajian dapat dilakukan lebih mudah dan efisien. Artikel ini akan menjelaskan mengapa perlu adanya sistem payroll di industri F&B serta perbandingan antara dua sistem payroll, yaitu outsourcing dan payroll otomatis.  

Penjelasan Pro dan Kontra Berbagai Sistem Payroll di Industri F&B

Apa itu Sistem Payroll di Industri F&B?

Sistem payroll industri F&B adalah sistem yang memproses perhitungan dan distribusi kompensasi kepada pegawai restoran. Sistem payroll memastikan perusahaan telah membayar gaji pegawai sesuai dengan pekerjaannya dan tepat waktu. Outsourcing dan payroll otomatis merupakan sistem payroll yang umum digunakan perusahaan ketimbang mengelola payroll sendiri.

Alasan Menghindari Sistem Payroll Manual di Industri F&B

Penghitungan Gaji Secara Manual Tidak Efisien

Beberapa perusahaan industri F&B masih menghitung gaji pegawai secara manual. Bisnis industri F&B berisikan pegawai dengan banyak posisi, jam kerja tidak teratur, dan jadwal shift berbeda-beda. Hal ini menyebabkan penghitungan gaji manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia yang berisiko terhadap kesalahan penggajian seperti pembayaran lebih atau kurang membayar pegawai. Kesalahan penggajian dapat berdampak negatif pada produktivitas dan bahkan denda ketidakpatuhan regulasi ketenagakerjaan.

Perubahan Posisi Pegawai yang Konstan

Staf bisnis industri F&B biasanya dilatih untuk bekerja di berbagai posisi agar mengakomodasi perubahan jadwal, ketidaktersediaan pegawai, dan kesibukan tidak terduga. Perubahan konstan akan mempersulit perusahaan dalam mencatat peran apa saja yang dilakukan pegawai dan seberapa besar gaji untuk setiap posisi.

Melewatkan Penghitungan Waktu Kerja Lembur

Bekerja di industri F&B seringkali mengharuskan staf bekerja lembur selama jam sibuk dan menggantikan staf lain yang berhalangan hadir. Situasi tersebut membuat pegawai berhak menerima upah lembur. Perusahaan terkadang melewatkan perhitungan lembur saat membuat jadwal kerja dan menyebabkan pegawai tidak mendapatkan upah sepadan.

Manajemen Payroll yang Berbeda-Beda di Setiap Cabang

Ekspansi bisnis adalah sesuatu yang normal terjadi pada pertumbuhan bisnis industri F&B. Namun, manajemen payroll yang berbeda di setiap cabang menjadi tugas berat perusahaan yang disaat bersamaan perlu meningkatkan operasi bisnis. Seiring pertumbuhan bisnis, jumlah dokumen, informasi pegawai, dan data lainnya menjadi sangat masif dan mempersulit perusahaan menghitung payroll secara cepat serta memastikan terhindar dari kesalahan manusia.  

Pro & Kontra : Outsourcing vs Payroll Otomatis

Outsourcing

Payroll outsourcing adalah sistem payroll dengan mempekerjakan perusahaan pihak ketiga untuk menangani payroll perusahaan. Sistem payroll ini dinilai dapat menghemat waktu dan pengeluaran melalui peniadaan kebutuhan untuk mengelola payroll secara internal.

Kelebihan Outsourcing

Hemat Biaya

Outsourcing dapat menghemat pengeluaran perusahaan dibandingkan dengan melaksanakan payroll sendiri. Mengelola payroll secara internal berarti menginvestasikan pada peralatan komputer, aplikasi akuntansi, dan memberikan pelatihan pegawai untuk memastikan bahwa penggajian diproses dengan benar.

Menghilangkan Proses Payroll Manual

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan membebaskan tim HR dari beban mengelola payroll. Tim HR dapat berfokus pada bidang lainnya yang dapat meningkatkan kualitas operasional perusahaan.

Payroll Dikelola Oleh Ahli

Outsourcing memberikan perusahaan akses kepada ahli di berbagai industri yang telah menangani payroll selama bertahun-tahun, Akses ini sangatlah penting apabila perusahaan membuka bisnis di daerah tertentu dan membutuhkan ahli yang memahami semua peraturan dan regulasi setempat serta pengaruhnya pada industri bisnis tersebut.

Kekurangan Outsourcing

Kendali Terhadap Payroll Terbatas

Menyerahkan payroll kepada pihak ketiga membatasi kendali perusahaan atas proses dan aksesibilitas. Ini berarti perusahaan tidak dapat melakukan pengawasan terhadap jaminan kualitas payroll dan memastikan bahwa semua data pribadi pegawai telah sesuai dengan kebijakan internal.

Sulit Mengkoordinasikan Hasil yang Diinginkan

Perusahaan tetap harus menghabiskan waktu untuk mengkoordinasikan tugas dan aktivitas tertentu serta memberikan dukungan berkelanjutan dengan pihak ketiga untuk memastikan mencapai hasil yang diinginkan.

Customer Support

Pihak ketiga diandalkan sepenuhnya jika ada masalah dengan payroll. Tergantung pada tingkat customer support yang tersedia pada penyedia outsource, perbaikan dapat menjadi proses lebih rumit daripada semestinya.

Industri yang Cocok Menggunakan Outsource

Outsource umumnya dipilih oleh beberapa industri yang memerlukan sistem penggajian lebih rinci dibandingkan lainnya untuk menjalankan proses payroll sehari-hari dengan lancar. Salah satu industri tersebut adalah industri manufaktur. Industri manufaktur memiliki banyak peran pada skala gaji berbeda. Peran itu meliputi operasi mesin, perakitan, pengemasan produk, pengiriman, pengawasan, manajemen, dan masih banyak lagi. Perusahaan industri manufaktur dengan kriteria kegiatan bisnis spesifik dari bisnis umum lebih memilih outsource untuk memastikan payroll ditangani oleh seorang ahli yang memahami industri manufaktur. Namun, saat ini, beberapa payroll otomatis mumpuni telah didesain khusus untuk industri manufaktur.  

Payroll Otomatis

Payroll otomatis adalah perangkat lunak untuk menjalankan perhitungan penggajian dan mendistribusikan pembayaran secara otomatis ketimbang menghitung manual. Payroll otomatis menghitung upah berdasarkan jam kerja setiap pegawai dan tarif pajak yang berlaku. Otomatisasi payroll memungkinkan perusahaan memberikan upah pegawai lebih cepat dan terhindar dari kesalahan penggajian.

Kelebihan Payroll Otomatis

Penghitungan Gaji Lebih Mudah dan Cepat

Payroll otomatis menghilangkan kebutuhan tim HR untuk melakukan penghitungan gaji manual. Payroll otomatis dapat mengelola jam kerja, memperhitungkan waktu istirahat, dan menghitung upah per jam setiap periode penggajian.

Potensi Kesalahan Manusia Rendah

Payroll otomatis mengurangi potensi tim HR melakukan kesalahan selama penghitungan gaji. Satu digit saja yang salah dalam menghitung penggajian secara manual dapat berubah menjadi ketidakakuratan gaji hingga kerugian perusahaan.

Perhitungan Pajak Otomatis

Payroll otomatis sudah memiliki aturan dan tarif pajak pajak yang tertanam dalam sistem. Payroll secara otomatis memotong upah dengan pajak dan tunjangna yang dimiliki pegawai.

Integrasi Sistem

Payroll otomatis terintegrasi dengan sistem absensi perusahaan sehingga pengumpulan data kehadiran, jam kerja, dan lembur dilakukan secara real-time dan akurat.

Kekurangan Payroll Otomatis

Berbagi Data Sensitif Dengan Provider

Perusahaan yang menggunakan payroll otomatis akan berbagi data sensitif seperti informasi pribadi dan rincian upah pegawai dengan provider. Hal ini dapat diatasi dengan hanya memilih payroll otomatis yang memiliki fitur enkripsi data.

Membayar Layanan yang Tidak Dibutuhkan

Payroll otomatis umumnya merupakan bagian dari fitur aplikasi HRIS. Akibatnya, perusahaan yang hanya membutuhkan layanan payroll mungkin perlu membayar biaya tambahan pada layanan tidak diperlukan.

Industri yang Cocok Menggunakan Payroll Otomatis

Payroll otomatis cocok digunakan pada industri F&B yang harus melacak ratusan jam shift, perubahan shift, dan pembayaran lembur di banyak cabang usaha. Payroll otomatis berbasis cloud dapat dengan mudah mengakses dan memperbarui sistem pengelolaan payroll kapan saja dan dimana saja. Pegaw.ai adalah platform manajemen kebutuhan sumber daya manusia yang fleksibel dan komprehensif. Penghitungan payroll, tracking absensi, serta mencatat jam kerja lembur dan berbagai pengelolaan administrasi lainnya dapat dilakukan dengan aplikasi Pegaw.ai.