Suatu organisasi bisnis memerlukan struktur organisasi yang ideal untuk mendukung rutinitasnya. Struktur organisasi seperti apa yang dapat disebut ideal? Setiap jenis perusahaan, baik yang berskala kecil maupun besar memerlukan kejelasan peran serta tugas pegawai yang terlibat di dalamnya. Kejelasan tersebut membantu membentuk sebuah struktur organisasi yang ideal. Selain itu, kegiatan bisnis juga dapat menjadi lebih produktif dan efisien. Namun, tahap yang harus dilalui untuk mencapai struktur organisasi yang ideal tidak sedikit. Berikut adalah beberapa hal yang bisa diimplementasikan ke dalam organisasi bisnis Anda untuk mencapai struktur organisasi yang ideal.  

Mencapai Struktur Organisasi yang Ideal

Hal yang harus dilakukan team leader 

Sebagai salah satu individu yang berperan penting dalam mencapai tujuan perusahaan, pemimpin tim memiliki tugas yang vital di dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia. SDM yang dipekerjakan oleh suatu organisasi bisnis membantu pencapaian target atau tujuan utama yang ingin dicapai oleh tim kerja. Sebagai seorang pemimpin, individu yang berada di posisi ini juga ikut turut membantu merancang struktur organisasi yang ideal dengan beberapa cara berikut.  

• Menentukan visi dan misi 

Sebelum mencapai keputusan struktur organisasi perusahaan, pemimpin tim harus mampu menentukan visi, misi, serta target yang jelas dan tepat. Penentuan tersebut berperan dalam memberikan kejelasan dalam perjalanan mencapai tujuan bersama keseluruhan tim dan perusahaan. Kejelasan tersebut diperlukan agar setiap tanggung jawab dan pekerjaan menjadi lebih bermakna bagi masing-masing anggota.  

• Menentukan sasaran bisnis yang ingin dicapai

Setelah berhasil menentukan visi, misi, dan target tim, pemimpin tim juga harus mampu menentukan sasaran bisnis. Sasaran bisnis tersebut berperan sebagai target kinerja yang harus dipenuhi oleh anggota tim. Setelah menentukan visi dan misi yang ingin dituju, tim leader dapat menentukan sasaran bisnis sebagai target kinerja yang ingin dicapai. Penentuan tersebut bertujuan untuk memba aktivitas yang akan dijalankan oleh anggota tim agar dapat memberikan pertumbuhan bagi perusahaan.  

• Menyesuaikan karakter & skill pegawai

Sebagai seorang pemimpin tim, individu tersebut harus memahami bahwa karakter anggota tim akan berbeda-beda. Oleh karena itu, tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota harus relevan dengan karakter. Hal tersebut dapat diidentifikasi dengan mengenal serta menganalisa spesifikasi, karakteristik, dan skill yang dimiliki anggota. Dengan identifikasi yang tepat, masing-masing unit dan anggotanya akan lebih familiar dengan komitmen serta tanggung jawab mereka dalam menyelesaikan tugas. Apabila keselarasan antara tugas dan kompetensi pegawai tidak diidentifikasi, maka akibatnya akan ada kesalahpahaman, kurangnya kemampuan untuk menyelesaikan tugas serta berkurangnya produktivitas yang akan berpengaruh buruk untuk pencapaian visi & misi perusahaan.  

• Memberikan deskripsi pekerjaan secara detail

Salah satu faktor yang membantu sebuah perusahaan untuk menetapkan struktur organisasi yang ideal adalah dengan transparansi. Hal ini dapat dilakukan melalui penjabaran deskripsi pekerjaan secara rinci termasuk nama jabatan hingga setiap tanggung jawab yang harus dilakukan oleh pegawai. Pendeskripsian pekerjaan secara rinci dilakukan agar anggota tim dapat lebih fokus untuk memenuhi tanggung jawabnya. Dengan fokus yang tinggi, maka hasil pekerjaan akan semakin maksimal.  

• Membuat struktur organisasi yang ramping & efisien

Dalam perjalanan sebuah organisasi untuk mencapai struktur organisasi yang ideal, pihak perancang hendaknya memperhatikan prinsip kerampingan. Prinsip kerampingan ini memiliki makna untuk menyertakan pihak-pihak yang sangat dibutuhkan dan tidak perlu menyertakan unit divisi atau posisi tambahan yang tidak relevan. Dengan merancang struktur organisasi secara ramping, alur pekerjaan akan mencapai efisiensi dan menghindari komunikasi yang rumit, yang akhirnya akan menghambat kegiatan operasional. Manfaat lainnya dari prinsip kerampingan adalah untuk menghemat biaya operasional yang akan dikeluarkan lebih banyak apabila menggunakan struktur organisasi yang gemuk.  

• Mengidentifikasi tipe struktur organisasi sesuai industri

Ketika berencana untuk merancang struktur organisasi yang ideal bagi perusahaan, pertimbangan yang matang tentunya berperan penting dalam rencana perancangannya. Suatu organisasi bisnis harus memperhatikan penyesuaian antara struktur organisasi dengan industri yang digelutinya. Penyesuaian antara struktur organisasi dengan industri yang ditekuni berfungsi untuk mengelompokkan penugasan unit divisi yang diselaraskan dengan tujuan perusahaan. Selain itu juga dapat membedakan tugas masing-masing agar tidak terjadi manajemen cross divisi yang tidak dibutuhkan.  Penyesuaian tersebut penting dilakukan karena tidak semua tipe struktur organisasi akan cocok dengan bidang industri perusahaan yang berbeda-beda. Apabila suatu organisasi bisnis memilih struktur organisasi yang tidak cocok dengan industrinya, maka dikhawatirkan akan tercipta pengambilan keputusan yang rumit sehingga menghambat produktivitas organisasi.     Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur umumnya menggunakan struktur organisasi divisional untuk mengelola SDM dengan mengelompokkan tugas & tanggung jawab yang sama di dalam satu divisi. Struktur organisasi tersebut diimplementasikan untuk mencapai terciptanya peningkatan mutu produksi yang disebabkan oleh respon cepat terhadap perubahan industri serta kebutuhan pelanggan. Sementara itu, sebuah perusahaan start-up umumnya menggunakan struktur organisasi horizontal atau dengan hierarki atau garis kewenangan yang mendatar antar pegawai. Hal tersebut dilakukan untuk menghilangkan tembok pembatas yang dapat mempersingkat alur komunikasi, sehingga terciptalah transparansi di lingkungan pekerjaan. Umumnya, perusahaan start-up menggunakan struktur organisasi horizontal dengan motivasi untuk mendorong pengurangan pengawasan dan meningkatkan keterlibatan semua pegawai untuk lingkungan kerja yang kolaboratif dalam mengambil keputusan.  

Hal yang harus diantisipasi 

Dari pembahasan diatas, kita mengetahui bahwa dalam rencana merancang struktur organisasi yang ideal, penting untuk memiliki pertimbangan sebagai fondasi perkembangan suatu perusahaan. Oleh karena itu, dalam melakukan rancangan organisasi, sebaiknya perusahaan menghindari penyusunan struktur organisasi yang menjadi sia-sia dalam perkembangan kegiatan bisnis perusahaan.  Pertimbangan singkat tentang visi dan misi yang tepat adalah salah satu hal yang lebih baik untuk dihindari. Hal ini penting untuk sistem penyeleksian SDM yang berjalan beriringan, Selain itu, penetapan struktur organisasi yang dibentuk secara sentralistik juga harus dihindari dalam menyusun struktur organisasi. Hal ini dapat mengakibatkan sistem akan bergantung hanya kepada satu posisi tertentu.  Kemudian, penyusunan struktur organisasi yang tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab merupakan suatu hal yang kurang bijak di dalam organisasi bisnis. Hal tersebut akan mengakibatkan penurunan produktivitas anggota tim karena mengganggu konsentrasi dalam menyelesaikan tugas-tugas utamanya.    

Struktur Organisasi Ideal & Solusi On-Premise

Ketika Anda telah memiliki struktur organisasi yang ideal untuk kegiatan bisnis, maka selanjutnya adalah mempertahankan kelancaran kegiatan administrasi. Tergantung industri dan kebutuhan suatu perusahaan, solusi yang digunakan akan muncul dalam beberapa jenis, salah satunya adalah solusi on-premise.  Solusi on-premise yang berbentuk software adalah sebuah perangkat lunak yang terletak dan beroperasi di dalam datacenter seorang pengguna. Solusi on-premise adalah perangkat lunak yang umum digunakan oleh perusahaan. Vendor tidak lagi bertanggung jawab untuk keamanan dan manajemen keseluruhannya, tetapi tetap menyediakan layanan after-sales. Dalam melaksanakan alur struktur organisasi yang ideal, penggunaan solusi on-premise dapat menjadi salah satu faktor pendukung untuk efisiensi kegiatan bisnis.   Sebagai pengelola software yang fleksibel untuk membawakan solusi on-premise untuk kegiatan bisnis Anda, Pegaw.ai menyediakan jawaban yang dapat diatur sesuai dengan kebutuhan Anda. Penghitungan payroll, tracking absensi, serta mencatat jam kerja lembur dan berbagai pengelolaan administrasi lainnya dapat dilakukan dengan aplikasi Pegaw.ai. Kunjungi website Pegaw.ai untuk info lebih lanjut.