Semua perusahaan tentu mengharapkan dapat mempekerjakan karyawan yang kompeten dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, untuk mempekerjakan karyawan yang kompeten dan sesuai kebutuhan perusahaan, perusahaan harus melewati serangkaian proses rekrutmen. Cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan proses rekrutmen adalah dengan menggunakan rekrutmen secara manual atau recruitment menggunakan aplikasi.   Proses rekrutmen dinilai penting bagi keberlangsungan perusahaan karena dapat memfokuskan kepada kandidat yang memiliki kualifikasi sesuai kebutuhan perusahaan untuk dapat berkontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan dan mengarahkan kepada kandidat yang dapat menerapkan seluruh nilai dan budaya yang berlaku dari suatu perusahaan. Akan tetapi, perusahaan seringkali menghadapi tantangan dalam melakukan proses rekrutmen karyawan yang harus diatasi secara tepat.   Agar proses rekrutmen dapat berjalan secara optimal, dibutuhkan strategi rekrutmen yang tepat. Salah satu strategi rekrutmen yang tepat adalah memilih sistem menggunakan aplikasi dibandingkan manual karena dinilai lebih efektif.  

Tantangan HR dalam proses Rekrutmen Secara Manual

Menggunakan proses Rekrutmen secara manual memiliki tantangan tersendiri yang dihadapi oleh divisi HR. Beberapa tantangan dibawah ini, dapat menjadi acuan untuk menggunakan aplikasi dalam proses recruitment:  

• Membutuhkan waktu dalam Screening awal CV

Setelah HRD memberikan informasi mengenai rekrutmen, akan ada banyak formulir lamaran / CV yang masuk. Dimana, sebagian besar waktu yang dihabiskan adalah dengan melakukan pencarian dan penyeleksian kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Dengan melakukan proses rekrutmen secara manual, banyak waktu yang akan terbuang. Karena, Tim perekrutan perlu menyaring CV dengan jumlah yang banyak, berdasarkan persyaratan dasar untuk posisi yang dibutuhkan.  

• Pendataan Kandidat yang kompleks

perusahaan memerlukan data-data karyawan baik yang bersifat umum maupun personal dalam melakukan rekrutmen. Dari data-data kandidat yang terkumpul, perusahaan dapat menentukan karyawan yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Namun, dengan menggunakan proses rekrutmen secara manual dan informasi yang diminta cukup banyak, akan menjadi kendala bagi divisi HRD untuk mendata kandidat dengan jumlah yang tidak sedikit dan  rentan terjadi kesalahan dalam menginput data kandidat.  

• Membebankan pekerjaan HRD

Divisi HRD memiliki pekerjaan paling kompleks dalam sebuah organisasi. Tidak hanya bertanggung jawab untuk merekrut orang, tetapi juga bertanggung jawab atas administrasi karyawan, pengembangan SDM perusahaan, dan penggajian karyawan. Pendataan data kandidat bisa menjadi salah satu kendala rekrutmen. jika jumlah kandidatnya sangat banyak dan informasi yang diminta juga cukup banyak akan menjadi sebuah kendala rekrutmen yang cukup berat bagi tim HRD. Sehingga, Beban dari divisi HRD pun dapat bertambah, karena  hanya fokus terhadap proses rekrutmen, yang akan berdampak pada tanggung jawab lainnya terbengkalai.  

• Berpotensi kehilangan kandidat-kandidat potensial

Melakukan pengelolaan lamaran yang masuk dengan jumlah yang banyak, dan melakukan penyeleksian karyawan yang berpotensi sesuai kualifikasi perusahaan, bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Apalagi, HRD harus tetap objektif dan menjauhi bias dalam memilih kandidat yang akan diteruskan ke tahapan berikutnya. Akan tetapi, dengan menggunakan Aplikasi yang dapat membuat proses penyaringan kandidat secara sistematis, dapat mencegah HR melewatkan lamaran kandidat yang berpotensi untuk dapat dilanjutkan ke tahap  selanjutnya.  

• Berdampak Employer Branding dimata kandidat

Perusahaan yang memiliki citra yang baik, dapat memudahkan dalam menjaring kandidat potensial. Tidak hanya itu, Perusahaan yang memiliki citra baik tidak harus menghabiskan banyak anggaran rekrutmen, karena perusahaan mendapatkan kepercayaan dan ketertarikan dari calon karyawan. Namun, dengan tetap menggunakan proses rekrutmen secara manual, akan memperlambat proses rekrutmen sehingga dapat mempengaruhi Employer Branding dimata kandidat.    

Bagaimana Solusi Digital membantu proses Rekrutmen?

Untuk menjawab permasalahan dan sejumlah tantangan yang terjadi dalam proses manual pada proses rekrutmen,  beralih dengan penggunaan teknologi atau sistem aplikasi yang lebih terintegrasi, menjadi strategi yang tepat bagi perusahaan. Lalu, Bagaimana penggunaan aplikasi dapat membantu proses rekrutmen?   Dengan menggunakan Teknologi AI diklaim bisa membantu mengoptimalkan pekerjaan tim HR mulai dari proses seleksi CV, wawancara, dan dapat membantu perekrut mengelola resume dalam jumlah besar yang masuk setiap harinya dengan lebih efektif.  Sistem yang berbasis algoritma ini dapat menyusun peringkat berdasarkan kecocokan pengalaman, keterampilan dan kompetensi yang tercantum di CV dengan kualifikasi yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Hal ini bisa dapat mempersingkat proses perekrutan karyawan dengan memangkas beberapa fase yang selama ini dilakukan secara manual. Selain itu, Artificial Intelligence (Al) banyak bekerjasama dengan cloud-based, sehingga memaksimalkan proses rekrutmen dalam HRIS yang dapat meringankan beban HR.   Tidak hanya itu, ditengah arus globalisasi saat ini, semakin banyak perusahaan yang menyadari bahwa talent potensial tidak hanya berasal dari lingkup organisasi sendiri. Dengan menggunakan teknologi, memudahkan perekrut menemukan kandidat yang memenuhi syarat tanpa terbatas geografis. Hal ini dapat  menjadi strategi untuk menjangkau  Top-Talent yang mungkin terabaikan karena lokasi.   Oleh karena itu, Pemanfaatan teknologi memiliki peran yang penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses rekrutmen, salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi HRIS. Pekerjaan HR juga dapat lebih mudah dengan otomatisasi dari teknologi yang nantinya berdampak pada peningkatan kualitas pada perusahaan.