Sebagai salah satu pihak yang berperan penting dalam keberlangsungan perusahaan, divisi Human Resources (HR) memiliki aktivitas yang cukup kompleks. Di era digitalisasi, divisi ini harus keep up dengan perbedaan solusi HR seperti Employee Self-Service vs Sistem Manual.

Tidak hanya proses rekrutmen, tetapi sebagian besar waktu HR digunakan untuk mengelola administrasi data karyawan yang cukup rumit seperti Payroll, data kehadiran, reimbursement dan lainnya.

Tentunya, semua perusahaan menginginkan performa HR yang dapat bekerja secara efektif dan efisien. Hal tersebut tidak mudah jika dilakukan secara konvensional, diperlukan suatu sistem implementasi yang otomatis. 

 

Salah satu bentuk kemajuan teknologi di bidang HR yang dapat memudahkan pengelolaan administrasi karyawan adalah Employee Self-Service (ESS).

Dengan menggunakan ESS, karyawan mendapatkan akses untuk melakukan pelayanan secara mandiri yang dapat mengurangi beban pekerjaan HR. Perusahaan juga dapat menghemat beban operasional karena proses yang lebih praktis. 

Selain itu, adanya ESS sebagai penunjang kegiatan perusahaan, dapat menciptakan akurasi yang lebih terjamin. Sebelum membahas lebih lanjut mengenai kelebihan ESS dibandingkan sistem manual, ketahui apa itu ESS secara lebih lanjut.

 

Pengertian ESS

Employee self service (ESS) adalah fitur canggih HRIS yang digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi dan data mereka dimana saja dan kapan saja secara mandiri.

Data yang dapat diakses termasuk informasi pribadi, slip gaji, dan pengajuan cuti-lembur. Sehingga ESS mendorong keterlibatan karyawan yang menciptakan transparansi perusahaan.

Lalu apa saja kelebihan jika perusahaan menggunakan ESS dibandingkan dengan sistem manual?

 

Kelebihan Employee Self Service dibandingkan sistem manual

Terdapat beberapa kelebihan yang dapat dirasakan HR maupun karyawan dengan menggunakan ESS dibandingkan sistem manual dalam menunjang kegiatan pada perusahaan, diantaranya:

 

  • Kehadiran menggunakan ESS VS  kehadiran secara manual

Dengan menggunakan kehadiran secara manual, membutuhkan kertas atau pencatatan sederhana yang hanya mencantumkan informasi jam kehadiran karyawan tanpa bukti yang dapat divalidasi kebenarannya, sehingga dapat memudahkan dalam melakukan pemalsuan data kehadiran.

Selain itu, dapat mempersulit karyawan yang bekerja diluar lapangan yang mengharuskan karyawan mendatangi kantor untuk melakukan absensi.

Namun, setelah anda meninggalkan kehadiran secara manual, hal tersebut dapat diatasi dengan menggunakan ESS. berikut adalah keuntungan yang didapatkan dengan menggunakan ESS. yaitu:

  • Dengan menggunakan ESS, dapat mendukung akurasi data kehadiran yang tinggi, sehingga menghindari terjadinya human error serta mencegah terjadinya kecurangan data kehadiran yang dapat dilakukan karyawan karena tercatat otomatis dengan waktu global.
  • Menggunakan ESS dalam mencatat kehadiran karyawan, memberikan fleksibilitas pada karyawan, yang memudahkan karyawan dalam melakukan absensi dimanapun tanpa harus mendatangi kantor.
  • Sistem ESS dapat  memungkinkan transparansi perusahaan kepada karyawan , karena karyawan dapat memantau data kehadiran yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun selama terkoneksi dengan internet .

 

  • Slip Gaji Online Employee Self Service (ESS) Vs Slip Gaji konvensional

Slip gaji karyawan merupakan data penting yang berisikan rincian gaji, potongan,  serta penambahan yang dapat mempengaruhi besaran gaji dan wajib diberikan perusahaan kepada karyawan setiap bulannya.  

Slip gaji kertas dianggap tak lagi efektif karena berpotensi mudah hilang dan beresiko terjadinya kerusakan. Selain itu, dengan tetap menggunakan slip gaji kertas, beresiko jatuh ketangan yang salah, sehingga tidak dapat menjamin kerahasiaan data gaji karyawan. 

Dibandingkan dengan sistem manual, penggunaan ESS dinilai lebih menguntungkan. Berikut keunggulan dari penggunaan sistem ESS dibandingkan dengan slip gaji secara konvensional:

  • Karyawan tidak perlu menghubungi secara langsung HR untuk mendapatkan slip gaji. Karena dengan menggunakan ESS, karyawan dapat mengunduh slip gaji dimanapun dan kapanpun melalui perangkat elektronik. Sehingga, memudahkan karyawan dalam melakukan pengecekan kesesuaian jumlah gaji bersih yang diterima.
  • Dengan menggunakan ESS, dapat menghemat biaya operasional perusahaan setiap bulannya karena tidak memerlukan penggunaan kertas untuk mencetak slip gaji karyawan.
  • Slip gaji yang disimpan di server, lebih menjamin kerahasiaan data gaji karyawan karena terdapat password yang hanya dapat diakses oleh karyawan yang bersangkutan. sehingga , dengan menggunakan sistem ESS dapat mengurangi resiko penyalahgunaan data karyawan.
  • Perusahaan tidak memerlukan waktu distribusi slip gaji pada karyawan, yang menyebabkan karyawan dapat mengaksesnya dengan tepat waktu. 

 

  • Pengajuan Cuti-Lembur Online ESS  Vs Cuti-Lembur Konvensional 

Dalam memenuhi hak karyawan, perusahaan membutuhkan pengelolaan cuti dan lembur secara cepat dan efisien. Padahal, proses pengajuan cuti dan lembur memerlukan berbagai prosedur yang tentunya membutuhkan waktu yang panjang jika pengajuannya dilakukan secara konvensional yang akan berdampak pada rendahnya kepuasan karyawan yang dapat merugikan perusahaan. 

Oleh karena itu, diperlukan sistem yang dapat mempermudah dalam pengajuan cuti dan lembur yaitu sistem ESS, agar pemenuhan hak karyawan dapat dikelola dengan cepat dan efektif. Berikut keunggulan ESS dibandingkan dengan pengajuan cuti lembur menggunakan konvensional:

  • Karyawan mendapatkan konfirmasi pengajuan cuti dan lembur lebih cepat. karena , HR ataupun atasan dapat mengakses pengajuan cuti dan lembur karyawan kapanpun dan dimanapun.
  • Adanya informasi yang mutakhir dan transparansi data, terkait jatah cuti dan lembur yang sudah diambil maupun jatah cuti yang tersedia. Sehingga menghindari adanya kesalahan informasi terkait hak-hak karyawan dan pengajuan cuti.
  • Dapat melakukan pendelegasian lebih cepat kepada karyawan pengganti. Sehingga, perusahaan tetap dapat produktif yang disebabkan beberapa tugas yang ditinggalkan, dapat dialihkan kepada karyawan lain.

 

Maka, employee self service (ESS) merupakan sistem yang tepat bagi perusahaan dibandingkan sistem manual  yang dapat mendukung kemudahan pengelolaan administrasi karyawan secara otomatis dan komprehensif. Pegaw.ai yang sudah memiliki fitur Employee Self-Service (ESS) dapat menjadi daftar solusi yang tepat bagi perusahaan Anda dalam membantu melakukan manajemen SDM menjadi lebih efektif dan efisien.

Copy link
Powered by Social Snap