Mempertahankan efektivitas tim kerja virtual saat ini menjadi suatu tantangan tersendiri. Pandemi Covid-19 membuat sejumlah perusahaan harus melakukan penyesuaian dari sisi operasional untuk menjaga keberlangsungan bisnisnya.

Tidak sedikit perusahaan yang harus menerapkan Work From Home (WFH) untuk para pegawainya.Kemajuan teknologi berperan penting dalam membantu berjalannya operasi bisnis.

Jarak tidak lagi menjadi halangan setiap pegawai karena pekerjaan tetap dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun, dengan mempertahankan komunikasi secara verbal.

Hal inilah yang kemudian memungkinkan munculnya suatu bentuk kerjasama baru, tim virtual, tim yang anggotanya tersebar di lokasi yang berbeda-beda.

Sama seperti tim yang bekerja sama secara tradisional, yaitu berkumpul di satu tempat atau di kantor sebelum adanya pandemi, tim virtual juga memiliki beberapa faktor yang dapat mempengaruhi efektivitasnya.

Berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi efektivitas Tim Virtual :

 

Faktor Efektivitas Tim Kerja Virtual

TRUST – Kepercayaan untuk efektivitas tim kerja

Trust atau kepercayaan merupakan faktor yang sangat vital, dan harus ada di dalam tim virtual.

Sejumlah peneliti menyatakan bahwa kesuksesan, performa dan keefektifan tim virtual sangat dipengaruhi oleh kepercayaan terhadap satu sama lain yang tinggi.

Tanpa adanya kepercayaan, tim virtual tidak dapat bekerja secara efektif, hal ini disebabkan anggotanya akan enggan untuk mengambil suatu resiko tertentu.

Tim virtual berada dalam kondisi yang penuh kompleksitas dan ketidaktentuan, khususnya dengan situasi pandemi saat ini. Oleh karena itu, keselarasan tindakan hanya dapat terjadi jika dalam tim virtual terdapat kepercayaan.

Dengan terbentuknya kepercayaan, maka komitmen tim terhadap pekerjaan akan semakin kuat. Kepercayaan dalam tim virtual juga erat kaitannya dengan proses kerja.

Berikut adalah ciri-ciri yang dimiliki tim virtual yang disertai dengan kepercayaan yang tinggi:

  • Mereka memberikan latar belakang pribadi mereka sebelum fokus pada pekerjaan. Hal ini penting untuk membangun knowledge-based trust atau kepercayaan yang didasari dengan mengenali tim satu sama lain.
  • Pembagian peran di antara tim terlihat jelas.
  • Menunjukkan bahwa kepercayaan terhadap tim adalah sebuah perilaku yang baik.

 

Komunikasi & Depth of Relationship (Koneksi yang mendalam)

Komunikasi yang berjalan baik adalah pusat dari segala efektivitas tim kerja, apapun bentuknya, termasuk tim virtual.

Suatu bentuk komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang akurat, tepat dan mudah dimengerti atau yang mampu menghindari terjadinya ambiguitas dan kesalahpahaman. 

Interaksi dalam tim virtual berlangsung melalui teknologi jaringan komunikasi dan tidak bertatap muka secara langsung.

Untuk itu, perlu dicari sebuah alternatif agar bentuk komunikasi dapat terus berlangsung secara maksimal untuk meningkatkan kedekatan antar anggota tim. Salah satunya adalah anggota tim perlu meluangkan waktu untuk melakukan komunikasi.

Depth of relationships dapat terbangun melalui dua cara:

  • Pertemuan secara face to face antar anggota tim pada awal pembentukan tim,
  • Mengenali anggota tim secara lebih jauh, hal ini bisa dicapai dengan pertemuan atau meeting happy hour yang sesekali dilakukan sebagai bentuk intermezzo

 

Pengertian tujuan & pemahaman tim 

Organisasi menyadari adanya kebutuhan untuk berbagi pengetahuan dan kemampuan, dimana visi, tujuan, serta hubungan kolaborasi sangat penting untuk membangun efektivitas tim kerja virtual. Shared understanding atau pemahaman satu sama lain yang setara adalah faktor paling mendasar.

Hal ini melebihi pemahaman akan tujuan umum tim yang ingin dicapai, tetapi juga merangkul dan melibatkan setiap anggotanya untuk peduli terhadap keseluruhan proses, tidak hanya kontribusi spesifik.

Keterlibatan dan pemahaman yang setara ini diperlukan untuk menjadi suatu motivasi kerja sama dan kolaborasi yang dibutuhkan untuk mewujudkan hubungan tim virtual, yang akhirnya akan mengarah kepada efektivitas tim.

Shared understanding juga memastikan bahwa setiap anggota memiliki pemahaman yang jelas terhadap arah strategi tim. Hal tersebut akan membantu tiap anggota untuk memiliki keinginan dalam bekerja dan berkembang bersama untuk meraih tujuan.

 

Komitmen

Komitmen ini sangat erat hubungannya dengan kepercayaan atau trust.

Komitmen tidak akan pernah bisa muncul bila tidak terbangun kepercayaan di dalam tim. Tanpa adanya mutual trust yang dibangun secara timbal balik, komitmen tidak akan bisa dicapai dalam kerjasama tim.

 

Kepemimpinan

Tim virtual memiliki karakteristik yang lebih kompleks dan tidak memungkinkan adanya kontrol secara langsung dari manajer kepada bawahannya. Oleh karena itu, seorang pemimpin memegang peranan penting dalam efektivitasnya.

Leader atau pemimpin dapat menjadi seorang moderator di tengah anggota tim untuk menjalin komunikasi dan kerjasama.

Dalam suatu tim, nilai-nilai seperti berbagi informasi serta respon terhadap komunikasi harus diimplementasikan secara baik. Hal ini mungkin dapat menjadi tantangan tersendiri bagi tim virtual yang bekerja di tengah situasi yang tidak dapat diduga seperti pandemi.

Oleh karena itu, seorang pemimpin yang baik harus memiliki kemampuan untuk menstimulasi anggota timnya untuk mengimplementasikan nilai-nilai tersebut.

Selain itu, pemimpin tim juga harus mampu membuat aturan-aturan yang jelas terkait jadwal, deadline, serta hak dan kewajiban anggota tim. Jadwal yang terstruktur dapat memberikan dampak yang positif pada integrasi informasi.

Beberapa hal lainnya yang perlu diperhatikan oleh pemimpin tim yaitu:

  • Membangun prosedur dari diskusi yang mengumpulkan informasi bersama tim
  • Menyediakan sumber daya
  • Menciptakan norma & aturan komunikasi
  • Serta membangun identitas sosial tim

 

Teknologi

Penggunaan dan penguasaan terhadap perangkat teknologi yang tepat merupakan faktor penentu lainnya dalam keberhasilan sebuah tim.

Efektivitas tim virtual tidak akan terwujud tanpa adanya perangkat teknologi yang mumpuni. Komunikasi dan interaksi dapat berlangsung semakin baik, dan pekerjaan mereka juga dapat terfasilitasi secara komprehensif melalui pengembangan website dan juga bandwidth.

Perangkat teknologi digunakan dalam tim virtual harus dapat menunjang komunikasi dan kerjasama dalam tim virtual ini, mampu memfasilitasi kebutuhan kerjasama tim, dan mampu memfasilitasi anggota untuk menyampaikan informasi dengan muatan isyarat verbal dan non verbal.

 

Training

Pelatihan diperlukan mengingat adanya perbedaan karakteristik antara tim virtual dan tim face to face. Penggunaan teknologi juga menjadi salah satu hal yang membuat pelatihan ini perlu untuk dilakukan.

Mengingat setiap teknologi baru, seperti software dan perangkat lunak lainnya memerlukan keahlian khusus, maka anggota tim harus memiliki kemampuan, pemahaman dan peralatan yang memadai untuk dapat aktif dalam kegiatan tim.

Media mengumumkan bahwa sejumlah penelitian menyatakan; tim yang menerima training memiliki tingkat kekompakan, kepuasan yang lebih tinggi serta kesan yang lebih baik terhadap pertemuan tim. Hal ini berpengaruh untuk depth of relationship sesama anggota tim.

 

 

Demikianlah faktor-faktor yang mendukung efektivitas tim virtual. Namun, perlu diingat bahwa hal tersebut bersifat tidak mutlak karena pada dasarnya nilai-nilai tersebut adalah multidimensional, atau keberadaannya dipengaruhi oleh kondisi-kondisi tertentu di sekitarnya. 

Dalam kerjasama tim virtual, faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas tim ini saling terkait satu sama lain, dimana untuk mewujudkan tim yang efektif harus terjadi suatu keselarasan antara faktor-faktor tersebut. 

Pegaw.ai memahami bahwa tugas administrasi seperti menghitung hari absensi, permintaan cuti, dan lainnya dapat menjadi tantangan tersendiri selama masa pandemi dan transisi WFH/WFO. Dukung efektivitas tim Anda dengan kemudahan administrasi baik bagi pegawai maupun praktisi administrasi perusahaan Anda.

Kunjungi website Pegaw.ai dan ambil sesi coba gratis 45 hari Anda segera!

Copy link
Powered by Social Snap