Seiring perkembangan industri teknologi di era digital ini telah membawa dampak positif bagi perusahaan, salah satunya dalam absensi karyawan. Employee Self-Service untuk absensi atau ESS merupakan salah satu bentuk kemajuan di bidang teknologi yang beberapa tahun belakangan ini populer diberbagai perusahaan.

 

Employee Self-Service (ESS)

Employee Self Service (ESS) atau layanan mandiri karyawan adalah fitur canggih yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern.

Sistem tersebut digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi dan data mereka dimana saja dan kapan saja secara mandiri terkait pekerjaan dan perihal human resource mereka yang lainnya. Data yang dapat diakses termasuk informasi pribadi, absensi, permohonan cuti, sakit atau izin kepada manajer mereka.

Sistem maupun fitur absensi Employee Self Service (ESS) merupakan salah satu bentuk nyata kemajuan teknologi di dalam perusahaan, yang dimana awalnya untuk melakukan absensi membutuhkan kertas dan pulpen, berubah menjadi memasukkan kertas ke mesin absensi. Kemudian bekembang lagi yaitu menggunakan sidik jari, hingga akhirnya yang menjadi tren saat ini adalah absensi online yang dapat diakses dengan smartphone secara mandiri.

Pada saat ini, tidak sedikit perusahaan yang mulai beralih dari sistem absensi manual ke sistem absensi yang lebih canggih yaitu fitur absensi Employee Self Service (ESS).

Faktor utamanya adalah sistem absensi manual dianggap tak lagi efektif karena risiko terjadinya kecurangan dan manipulasi data lebih besar. Sementara dengan sistem absensi Employee Self Service (ESS) otomatis diverifikasi dengan teknologi face recognition dengan menyesuaikan data wajah karyawan, maka sistem mengkonfirmasi dan mencatat sebagai kehadiran.

Selain itu, juga menggunakan Global Positioning System (GPS), yang membuat karyawan hanya dapat melakukan absen sesuai dengan lokasi yang ditentukan oleh perusahaan. Data absensi akan disimpan di server cloud dan terenkripsi dengan algoritma yang rumit sehingga tidak dapat diubah oleh siapapun.

Hadirnya sistem Employee Self Service (ESS) bertujuan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan administrasi karyawan. Sistem ini tidak hanya diperuntukkan bagi karyawan yang berada di kantor, tetapi juga bagi mereka yang berada di luar ke kantor.

Dalam hal absensi, akan lebih fleksibel dan dapat diakses di mana saja sehingga sangat membantu para karyawan remote dan sistem work from home (WFH) atau virtual office. Karyawan dapat mencatatkan clock in dan clock out dari rumah mereka masing-masing, tanpa harus pergi ke kantor. Apalagi sejak pandemi melanda Indonesia di tahun ini.

Karyawan juga dapat mengajukan atau meralat data absensi melalui Employee Self Service (ESS) jika terjadi suatu kesalahan tetapi tetap dengan persetujuan tim HR.

 

Selain itu, perusahaan dapat secara real-time memantau produktivitas dan efisiensi karyawan melalui data absensi karyawan. Data absen setiap harinya akan tersimpan dalam sistem secara elektronik melalui media penyimpanan database jadi karyawan bisa mengetahui bagaimana tracking absennya selama ini.

Menyimpan data dalam bentuk kertas sudah tidak layak dilakukan karena menghabiskan lebih banyak ruang penyimpanan, dan keamanan data yang disimpan secara fisik lebih merepotkan. Dengan melakukan penyimpanan data secara online, maka dapat melakukan enkripsi pada data tersebut dan akan membuat proses penyimpanan tersebut menjadi semakin cepat.

Sistem atau fitur Employee Self Service (ESS) untuk absensi sudah dianggap penting dan juga merupakan solusi terbaik untuk memantau kehadiran karyawan, karena sistem tersebut telah memiliki manfaat sebagai berikut.

 

Manfaat Employee Self-Service untuk Absensi

  • Data Karyawan Lebih Akurat

Aplikasi absensi Employee Self Service (ESS) dirancang dengan program khusus sehingga dapat melakukan rekapitulasi data kehadiran karyawan secara akurat. Salah perhitungan data kehadiran karena human error harus dihindari, karena dapat berakibat fatal pada penggajian karyawan.

Selain itu, update data informasi pribadi karyawan bisa langsung dilakukan dan disimpan otomatis oleh sistem. Dengan demikian, bagian HRD hanya perlu melakukan verifikasi atas perubahan yang dilakukan oleh karyawan.

 

  • Menghemat Waktu

Dalam approval perizinan sakit dan cuti, aplikasi absensi Employee Self Service (ESS) yang paling cepat pemrosesannya. Karyawan bisa mengajukan izin kapan saja dan di mana saja, atasan mereka bisa memberikan approval dengan melihat catatan kehadiran ataupun jatah cuti terlebih dahulu. Dalam hal lembur pun, data real time-nya bisa dideteksi otomatis dan bisa terintegrasi dengan payroll untuk hitungan upah.

Maka dalam proses input, rekap dan olah data kehadiran, aplikasi absensi Employee Self Service (ESS) mudahkan pekerjaan HR karena terintegrasi otomatis.

 

  • Keamanan Data

Sistem Employee Self Service (ESS) untuk absensi menerapkan tingkat keamanan yang tinggi mulai dari lalu lintas data hingga penyimpanan data pada sistem cloud terpercaya. Hanya karyawan bersangkutan dan pejabat terkait yang dapat mengakses data tersebut.

Data absensi perusahaan juga di-back up di berbagai server pada spot data center yang terpisah dan terus beroperasi 24 jam. Data yang ada dienkripsi dengan algoritma yang rumit, jadi tidak mudah diakses siapapun kecuali pemilik akun itu sendiri. Komputasi cloud pun akan secara otomatis mengolah data karyawan.

Melakukan absensi secara mandiri ini memberikan karyawan maupun perusahaan tempat kerja kemudahan. Dari perusahaaan mereka tidak perlu menyediakan perangkat untuk berabsen lagi, pendataan absen karyawan juga lebih mudah karena sudah tersistem dengan baik.

Dari segi karyawan, absensi online secara mandiri lebih mudah dan cepat tentunya mereka bisa melihat track absensi dengan mudah. Sehingga absensi online dengan Employee Self Service (ESS) sangat penting dan telah memberikan keuntungan untuk pihak yang menggunakan.

 

 

Permudah pengelolaan absensi Anda dengan aplikasi yang mendukungĀ  otomatisasi administrasi kepegawaian yang komprehensif. Tidak hanya absensi, Pegaw.ai juga memiliki fitur lainnya untuk administrasi kepegawaian. Pengelolaan penggajian dengan komponen seperti BPJS, Pajak Penghasilan, hingga formulir SPT semua dapat dilakukan dari satu aplikasi.

Kunjungi website Pegaw.ai dan ikuti Coba Gratis Solusi HR Pegaw.ai selama 45 hari!

Copy link
Powered by Social Snap