whatsapp

Pengertian & Perhitungan Gaji Pro Rata

Ketika memasuki lingkungan bekerja, istilah ‘gaji pro rata’ pasti umum didengar atau diketahui. Pro rata atau pro rate berasal dari bahasa latin yang memiliki arti proporsional. Gaji Prorata merupakan gaji yang diberikan kepada pegawai yang baru bergabung dengan suatu perusahaan disaat mereka mulai bekerja di pertengahan bulan.  

Penjelasan Gaji Pro Rata

Secara lebih jelasnya, seorang pegawai akan diberikan gaji pro rata ketika mereka bergabung beberapa hari sebelum atau sesudah administrasi melakukan tutup buku. Hal ini akan menyebabkan gaji yang akan diterima di bulan tersebut tidak berjumlah sebesar gaji yang telah disepakati dua pihak atau yang tertulis di dalam kontrak. Gaji pegawai tersebut akan diberikan secara proporsional atau sesuai dengan waktu kerja yang telah dijalani pegawai Setelah menjalani masa kerja yang sesuai dengan hari buka dan tutup pembukuan, maka gaji pegawai akan diterima sesuai dengan yang tertera di dalam kontrak.
 

Alasan Pendapatan Gaji Pro Rata

Biasanya, alasan perusahaan merekrut pegawai pada pertengahan bulan didasari dengan kebutuhan yang mendesak.

Rekrutmen baru

Contohnya, perusahaan telah mempekerjakan pegawai A selama tiga tahun. Namun, A tiba-tiba meminta resign di pertengahan bulan, meninggalkan posisinya kosong tanpa adanya kandidat yang berpotensi. Biasanya, perusahaan akan memberikan notifikasi pegawai baru dibutuhkan secara cepat, dan waktu rekrutmen untuk pegawai baru yang menggantikan tidak bisa ditentukan di tengah ataupun di akhir bulan. Bisa saja, pegawai yang baru harus menyelesaikan urusan pengunduran diri di kantornya yang lama juga, sehingga waktu bergabung bisa di awal, tengah, maupun akhir bulan berikutnya.  

Perusahaan yang baru dibuka

Ada pula situasi seperti perusahaan yang baru membuka kantor atau cabang baru. Dengan minimnya sumber daya manusia, produktivitas kegiatan bisnis akan menjadi suatu tantangan bagi struktur organisasi tersebut. Oleh karena itu, mereka akan merekrut jumlah pegawai secara massive untuk mengisi posisi-posisi yang tugasnya signifikan. Rekrutmen dalam jumlah besar biasanya akan dilakukan dalam bentuk batch atau per kelompok. Setiap batch tentunya akan diberikan hari bergabung yang berbeda-beda dan dapat memulai masa kerja baik di awal, tengah, maupun akhir bulan.  

Pegawai Resign

Gaji Pro rata tidak hanya diberlakukan untuk pegawai yang baru bergabung saja. Bagi pegawai yang resign pada pertengahan bulan, hal ini juga dapat diberlakukan. Hal tersebut berlaku untuk pegawai full time yang masih mendapatkan keuntungan dengan resign dari tempat kerja termasuk; unpaid leave, pensiun, liburan, maternity pay, dan paternity leave. Akan tetapi, pegawai hanya menerima benefit tersebut sebanding dengan jumlah minggu kerja selama 40 jam.    

Ketentuan Gaji Pro Rata

Pada dasarnya, tidak ada undang-undang yang menjadi dasar hukum dalam mewajibkan atau mengharuskan perusahaan untuk membayarkan gaji jenis ini kepada para pegawainya. Jika perusahaan ingin memberlakukan pro rata, perusahaan harus memperhatikan jumlah hari kerja pegawai untuk diperhitungkan.  Walaupun tidak ada dasar hukumnya, tetapi ada undang-undang yang dapat dijadikan petunjuk atau dasar dalam perhitungan gaji pro rata yaitu sebagai berikut :
  • Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan: “Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.”
  • Pasal 24 PP Pengupahan: “Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak masuk kerja dan/atau tidak melakukan pekerjaan.”
Karena perhitungan gaji pro rata berbeda dengan pegawai lain yang bekerja selama satu bulan penuh, ada tiga metode yang digunakan untuk menghitungnya, yaitu:
  • Metode perhitungan berdasarkan hari kalender
  • Metode perhitungan berdasarkan hari kerja dalam periode tertentu
  • Metode perhitungan berdasarkan jam kerja
Perhitungan gaji pro rata diterapkan dalam metode gross up dan metode nett. Selain itu, besaran gaji pro rata harus sesuai dengan yang tertulis di dalam kontrak kerja yang telah di sepakati oleh pegawai dan perusahaan.    

Cara Perhitungan Gaji Pro Rata

Ada beberapa elemen untuk menghitung gaji prorata yang tertulis dalam Kepmen-No-Kep.102-MEN-VI-2004 :
  • Menghitung Upah per Jam 
Menurut UU Ketenagakerjaan No 13/2003, caranya dengan Upah sebulan (gaji pokok dan tunjangan tetap) dibagi 173. RUMUS : Upah per jam = 1/173 x Upah Sebulan   
  • Menghitung Jumlah Jam Kerja 
Waktu kerja yang ideal dalam seminggu adalah 40 jam. 8 jam kerja dalam sehari dan 5 hari kerja.  RUMUS : Jumlah jam kerja = Jumlah Hari x Jumlah Jam Kerja   
  • Menghitung Gaji Pro Rata 
Dengan cara mengalikan jumlah jam kerja dengan upah per jam pegawai.  RUMUS : Gaji prorata = Jumlah Jam Kerja x Upah per Jam  atau  RUMUS : Gaji prorata = Jumlah Hari x Jam Kerja x 1/173 x Upah Sebulan    Berikut adalah contoh perhitungan gaji prorata dari pegawai yang mulai bekerja di pertangahan bulan. Pegaw.ai Indonesia telah merekrut pegawai baru pada awal bulan Juli, dengan kesepakatan gaji Rp5.000.000 per bulan. Gaji ini terdiri dari gaji pokok dan tunjangan. Namun Pegaw.ai Indonesia meminta pegawai tersebut untuk masuk pada tanggal 16 Juli karena ada kebutuhan yang mendesak. Pegaw.ai Indonesia menerapkan 5 hari kerja dengan 8 jam kerja per hari, maka dari tanggal 14 juli hingga 31 Juli pegawai tersebut sudah bekerja selama 17 hari.    Gaji Pro Rata = Jumlah Hari x Jam Kerja x 1/173 Upah Sebulan  Gaji Pro Rata = 17 x 8 x 1/173 x Rp5.000.000             = Rp3.930.635 (sebelum dipotong PPh 21)      Demikian penjelasan seputar ketentuan dan cara perhitungan gaji pro rata. Perhitungan membutuhkan ketelitian serta kecermatan dalam proses kegiatannya, ditambah lagi dengan jumlah pegawai yang tidak sedikit. Pegaw.ai memahami bahwa tugas payroll specialist dan praktisi administrasi lainnya membutuhkan tanggung jawab yang signifikan serta fokus yang baik. Oleh karena itu, aplikasi Pegaw.ai memberikan solusi yang dapat mensimplifikasi serta memudahkan tugas praktisi HR apapun industrinya serta model bisnisnya. Kunjungi website Pegaw.ai untuk info lebih lanjut atau ambil sesi coba gratis Anda segera untuk mengetahui fungsi Pegaw.ai secara lebih komprehensif.