Salah satu fitur canggih yang ditawarkan oleh software HR modern adalah Employee Self Service (ESS), yang dapat membantu perubahan data pegawai secara mandiri. Fitur tersebut digunakan oleh pegawai untuk mengakses informasi dan data mereka dimana saja dan kapan saja secara mandiri terkait pekerjaan dan perihal human resource mereka yang lainnya selama memiliki akses internet.

 

Perubahan Data Pegawai dengan sistem ESS

Employee Self Service atau ESS dapat diakses melalui komputer, laptop, ataupun ponsel. Maka proses pengecekan maupun dalam memberikan approval dapat tetap dilakukan karena dengan adanya aplikasi HR di ponsel mereka akan sangat memudahkan, walaupun sedang tidak berada di tempat.

Data yang dapat diakses pada fitur tersebut berupa informasi pribadi dan jatah cuti. Selain itu, para pegawai juga dapat menggunakan ESS untuk menyampaikan request cuti, sakit atau izin mereka. Sehingga lebih menghemat waktu dan dapat mengurangi pekerjaan administrasi yang tidak diperlukan.

Dengan menggunakan ESS, pegawai dapat dengan mudah mengubah atau menginput data tentang informasi diri mereka sendiri yang terbaru ke sistem yang dimiliki perusahaan secara mandiri.

Perubahan data pegawai meliputi nama, alamat pribadi, nomor telepon, foto ID, nomor KTP, informasi perbankan, kerabat terdekat, dan lainnya.

Jadi, pegawai dapat aktif dan mandiri dalam mengecek data yang telah terinput pada sistem. Jika data yang diinput tidak benar, maka pegawai dapat konfirmasi terlebih dahulu pada bagian administrasi atau langsung mengubahnya agar data pegawai yang dimiliki perusahaan benar, akurat dan terbaru.

 

 

 

Akses pegawai dan administrasi

Walaupun memberikan akses secara mandiri kepada pegawai, biasanya masih ada beberapa kolom yang tetap membutuhkan izin dari pihak administrasi untuk dikonfirmasi kembali.

Hal ini juga harus didukung dengan sistem keamanan yang menjamin data-data pribadi pegawai dengan kompetensi tinggi, karena bocornya suatu data yang bersifat sensitif akan menimbulkan kerugian bagi pihak-pihak yang bersangkutan.

Sistem keamanan data merupakan hal yang sangat penting dalam software HR, berikut adalah sistem keamanan yang dapat mendukung software HR :

 

  • The International Organization for standardization (ISO)

ISO 27001 merupakan standar internasional yang dibuat oleh The International Organization for standardization (ISO), tentang persyaratan untuk mengelola keamanan informasi di perusahaan. Standar ini menetapkan persyaratan untuk membangun, menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan sistem manajemen keamanan informasi (ISMS) dalam perusahaan.

Selain itu berisikan tentang persyaratan untuk penilaian dan perawatan risiko keamanan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga melindungi serta menjaga kerahasiaan, intergritasm dan ketersediaan informasi.

Persyaratan tersebut berlaku untuk semua organisasi, yaitu terlepas dari jenis, ukuran atau sifatnya. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjadi tersertifikasi, yang berarti bahwa lembaga sertifikasi independen telah mengkonfirmasi bahwa suatu organisasi telah menerapkan kepatuhan keamanan informasi dengan ISO 27001.

Pelanggan akan  merasa lebih aman dan terjamin ketika bekerjasama karena sudah tersertifikasi ISO 27001. Sertifikasi standar yang terakreditasi dan diakui secara global ini menjadi indikator bahwa ISMS perusahaan sudah sesuai dengan praktik keamanan informasi terbaik yang sudah distandarisasi.

 

  • Advanced Encryption Standard (AES)

Advanced Encryption Standard (AES) merupakan standar enskirpsi dengan kunci simetris yang diadopsi US dan sistem penyandian blok yang bersifat non-Feistel karena Advanced Encryption Standard (AES) menggunakan komponen yang selalu memiliki invers dengan panjang blok 128 bit.

Kunci Advanced Encryption Standard (AES) dapat memiliki panjang kunci bit 128, 192 dan 256 bit. Penyandian Advanced Encryption Standard (AES) menggunakan proses yang berulang yang disebut dengan ronde.

Jumlah ronde yang digunakan oleh AES tergantung dengan panjang kunci yang digunakan. Setiap ronde membutuhkan kunci ronde dan masukan dari ronde berikutnya. Kunci ronde dibangkitkan berdasarkan kunci yang diberikan.

Enkripsi pesan teks pada Advanced Encryption Standard (AES) adalah transformasi terhadap state secara berulang dalam beberapa ronde. state menjadi keluaran ronde, k masukan untuk ronde untuk ronde k-k+1.

 

  • Cloud Computing 

Cloud Computing merupakan sebuah inovasi di bidang teknologi yang dapat dimanfaatkan sebagian besar perusahaan untuk mempermudah pekerjaan karena fleksibel atau dapat diakses dari mana saja. Selain itu, dapat menghemat biaya dibandingkan dengan teknologi penyimpanan tradisional.

Sekarang ini menerapkan cloud ke dalam suatu bisnis merupakan hal yang menguntungkan bahkan dapat dibilang penting karena banyak platform berbasis cloud yang tidak perlu menyiapkan infrastruktur dan lisensi lagi. Dan juga masih ada platform untuk kebutuhan bisnis seperti collaboration tools berbasis cloud dan media penyimpanan.

Jika cloud sudah diterapkan ke dalam suatu bisnis maka keamanan data harus diprioritaskan dan perhatikan sertifikasi agar perusahaan tidak khawatir akan data-data yang mereka miliki. Sehingga penyedia layanan cloud harus terus meningkatkan keamanan networking, infrastruktur, menggunakan Firewall, SSD, mengaplikasikan beberapa end-to-end security protection, mengupdate anti virus, dan lain-lainnya yang dapat melindungi data perusahaan.

Perusahaan dapat mendukung keamanan datanya dengan cara membuat password yang unik, rajin dalam mengganti password, jangan lupa log out jika menggunakan gadget bersama, dan tidak menggunakan koneksi internet dari public area dan tidak terpercaya.

 

Dengan Pegaw.ai, kami memahami pentingnya keamanan data secara kolektif baik untuk perusahaan maupun pegawai. Untuk itu, fitur-fitur pegawai termasuk ESS, dapat digunakan dengan sistem keamanan yang efektif.

Pegaw.ai disertai sistem AES 256, yaitu salah satu sistem keamanan terbaik saat ini. Kelola administrasi HR Anda secara otomatis dan terjamin keamanannya, serta perbanyak kegiatan bisnis yang lebih produktif.

Coba gratis Pegaw.ai selama 45 hari dan dapatkan manfaat pengelolaan administrasi kepegawaian yang komprehensif & terjangkau!

Copy link
Powered by Social Snap